Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Какие документы лучше сохранить!
Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:
- документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
- финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
- первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 и № 43-ФЗ от 02.03.2016 г. установлен перечень документов и сроки хранения для каждого типа.
Так, постоянному хранению подлежат:
- годовые отчеты;
- инвентаризационные документы;
- договора и акты, связанные с приемом-передачей имущества.
Не менее 75 лет хранятся документы по личному составу. С 2016 г. в силу вступила поправка – теперь документы данного типа, созданные после 2003 г., подлежат хранению в течение 50 лет.
Сроком не менее 5 лет необходимо хранить:
- квартальные отчеты;
- справки о недостачах;
- учетные документы;
- таблицы, доклады и иные приложения к годовым отчетам;
- учета кассовых документов.
Комиссия для выявления документов с истёкшим сроком хранения
Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:
- бухгалтерии;
- юридического отдела;
- кадровой службы.
Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:
- перечисленные службы постоянно работают с документами;
- у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
- эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.
Уничтожение электронных документов
Помимо бумажных документов организации обязаны заниматься уничтожением данных с истекшим сроком хранения в электронном формате. Процесс утилизации зависит от носителей, на которых сохранилась информация. В зависимости от потребности компании допускается:
- стирание устаревших данных;
- перезапись данных на другой электронный носитель;
- физическое уничтожение носителя с документами (дисков, дискет, карт памяти).
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.
Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.
В правовые акты правильной утилизации входят:
- ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
- приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
- постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.
Нормативно-правовое регулирование
Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:
— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);
— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);
— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации
В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.
Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.
Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Какие документы можно уничтожить?
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2021 году:
| Год завершения в делопроизводстве | Срок хранения |
| 1941 | 75 лет |
| 1971 | 45 лет |
| 2006 | 10 лет |
| 2011 | 5 лет |
| 2013 | 3 года |
| 2015 | 1 год |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Оформляем акты на уничтожение документов
В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:
- могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
- могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.
Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.
Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).
Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:
- строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
- устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
- каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства. Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
- служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
- служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. о в Примере 2);
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
- после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:
- для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
- в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).
Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):
- и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
- для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!
Какими функциями должен обладать шредер
Использование шредера (офисного измельчителя бумаги) помогает компаниям самостоятельно ликвидировать документы с истекшим сроком хранения. Это гарантирует для 100%-ную утилизацию и полное сохранение конфиденциальности информации, представляющей коммерческую тайну.
Функционал и производительность техники зависит от следующих характеристик:
- мощность – влияет на объемы и скорость резки бумаги;
- тип шредера – персональный, офисный, архивный;
- предназначение – для бумаги, пленочных, электронных, оптических носителей и жестких дисков;
- способ резки – перекрестная, продольная.
Большое внимание потребители уделяют уровню секретности шредера. Ведь чем мельче нарезаны бумажные или пластиковые носители, тем меньше возможностей на восстановление документов. Этим требованиям лучше всего соответствуют уничтожители со степенью безопасности от 4 до 7 по международному стандарту DIN. Например, шредеры производства компаний Fellowes, Jinpex, Гелеос, представленные в нашем каталоге. Также рекомендуем большой выбор моделей с перекрестным методом резки, такие как Гелеос УА92-7 – надежный и мощный аппарат с высшим уровнем секретности или компактный Шредер Powershred® P-35C отлично подходящий для персонального применения.
У нас вы можете выбрать и заказать шредеры и другую оргтехнику для дома и офиса от самых известных брендов. Все предлагаемые модели сертифицированы, имеют гарантию производителя.
Порядок уничтожения документов
Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.
Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.
При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.