Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция Менеджера по организации и проведению мероприятий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы стать организатором ивентов, в первую очередь нужно обучиться азам. Для этого можно пройти курсы, окончить вуз по одному из смежных направлений, а также пройти стажировку в агентстве. Можно пойти работать туда, где берут без опыта – в подобных компаниях сотрудников обучают основам, а дальше можно развиваться самостоятельно.
Что делают event-менеджеры и чем занимаются?
Обязанности на примере одной из вакансий:
- Организация участия компании в российских и международных конференциях, а также внутрикорпоративных мероприятий
- Разработка и заказ полиграфической продукции для мероприятий (разработка на уровне идей и постановки задач отделу дизайна)
- Подбор и заказ сувенирной продукции для мероприятий, подарков для партнеров и клиентов
- Координация работы сотрудников, участвующих в мероприятиях
- Разработка плана отраслевых мероприятий на будущий год
- Ведение документооборота по мероприятиям и сувенирной продукции
- Участие в разработке и контроль event-бюджета
- Контроль внешних подрядчиков
- Поиск и заказ авиабилетов и отелей для сотрудников
- Подбор площадок для проведения мероприятий
- ведение проекта, начиная со встречи с Клиентом, заканчивая подготовкой необходимой документации;
- подготовка коммерческих предложений (презентации в формате ppt с описанием концепций событий, составление смет);
- взаимодействие с поставщиками услуг: артистами, кейтеринговыми компаниями, режиссерами, банкетными менеджерами площадок, дизайнерами;
- администрирование мероприятия, решение любых возникающих задач на мероприятии и при его подготовке;
Зарождение индустрии мероприятий развлекательного характера принято относить к 19 столетию и связывать с началом продажи билетов на соревнования спортсменов-профессионалов. Хотя, если подумать, Олимпийские игры древних греков и разного рода мистерии их современников римлян тоже относятся к категории event. Таким образом, можно утверждать, что корни профессии уходят в период до нашей эры.
У Джо Голдблатта (культового event-manager) иная точка зрения. Он убежден, что дата появления профессии организатора развлечений – 1955 год. И связана она с открытием самого известного в мире парка «Диснейленд».
Мнение Голдблатта можно считать авторитетным и доверять ему. Ведь это он основал Международное сообщество организации мероприятий и стал его первым президентом.
Кроме того, он в течение продолжительного времени владел компанией, занимающейся event-менеджментом. В его послужном списке – сотни разных мероприятий высочайшего уровня. Ему заказывали организацию инаугурации Рональда Рейгана и Джорджа Буша-старшего – 40-го и 41-го американских президентов.
В России event-менеджмент приживался постепенно. В СССР ивент-услуги оказывало государство. Любой масштабный праздник или крупное мероприятие (например, Олимпиада) – все это ложилось на плечи представителей высшей власти.
Event-компании примерно в том виде, в котором мы их сегодня знаем, были легализированы только в 1990-е годы. Всплеск их популярности и востребованности был обусловлен весьма удачным сочетанием массового производства с массовым потреблением.
Умения и личностные качества
Работать в event-менеджменте сможет далеко не каждый. Будни организатора – это сплошные дедлайны, переработки, а также неожиданные конфликтные и стрессогенные ситуации (болезнь ведущего, в здании пропало электричество, не выполнены настройки технической аппаратуры), которые необходимо устранять в кратчайшие сроки.
С учетом всего перечисленного event-менеджеру нужно быть:
- активным;
- креативным;
- высокомобильным;
- коммуникабельным;
- стрессоустойчивым.
Кроме того, для такой работы крайне важно:
- обладать отличными лидерскими способностями;
- уметь работать в режиме мультизадачности;
- уметь решать неординарные задачи.
Кто такой event-менеджер
Event (ивент) – событие. Так называют имиджевые, деловые, рекламные либо развлекательные публичные мероприятия. Их подготовкой и проведением занимаются творческие люди, которые обладают организаторскими способностями, умеют контактировать с людьми и быстро улаживать конфликты.
Event-менеджер (менеджер по мероприятиям, событийный менеджер, продюсер) – организатор, многозадачный специалист-ивентщик, которому юридические или частные лица доверяют управление событием.
Профессионалов приглашают, когда нужно провести:
- спортивный турнир;
- форум, деловую встречу;
- промоакцию, выставку;
- тренинг, мастер-класс;
- концерт, церемонию;
- выездной тур;
- международную конференцию;
- семейное торжество;
- корпоративный или городской праздник.
Специалист разрабатывает концепцию мероприятия и организует его проведение. Основная задача ивент-менеджера – сделать событие ярким, чтобы участники и гости положительно отметили организацию праздника или деловой встречи.
Личные и профессиональные качества эвент-менеджера
Для профессии важно органичное соединение творческих и организаторских способностей, т. к. придется создавать концепцию праздника, придумывать сюжет, развлечения, оформление. Также придется организовывать работу приглашенных специалистов, проверять, контролировать. В больших фирмах, занимающихся организацией торжеств, обязанности могут быть распределены между сотрудниками, однако каждому event-менеджеру следует быть готовым заниматься организаторской и творческой сторонами процесса.
Важные профессиональные навыки:
- умение работать в режиме многозадачности;
- развитые организаторские способности;
- умение координировать действия нескольких людей, групп;
- креативность;
- логическое мышление;
- знание рынка и тенденций;
- умение четко ставить задачи;
- знания из смежных областей, понимание работы других специалистов;
- грамотная речь;
- анализ аудитории, умение быстро находить то, что заинтересует ЦА;
- быстрое принятие правильных решений, умение действовать в нестандартной обстановке.
Помимо этого у хорошего менеджера event-проектов есть собранная база полезных номеров: связи с оформителями, СМИ, дизайнерами и представителями других профессий, без которых не может обойтись мероприятие.
Специалист на связи круглосуточно, он способен в любой момент приступить к устранению любых проблем и форс-мажоров, которые могут возникнуть в ходе подготовки ивента.
Набор личных качеств определяет, сможет ли человек работать в профессии. Чтобы достичь успеха в организации праздников, потребуются:
- коммуникабельность, ораторские навыки;
- стрессоустойчивость;
- высокий уровень работоспособности;
- лидерские качества;
- нестандартное мышление;
- ответственность;
- пунктуальность;
- широкий кругозор;
- находчивость;
- активность.
Для успешной организации мероприятия профессионалу требуется определенный набор компетенций:
- Умение составлять и проверять юридические договора аренды площадок и контракты с персоналом, исполнителями и приглашенными артистами;
- Знания делового этикета и правил корпоративной переписки;
- Умение проводить переговоры, применять гибкость и четко следовать пожеланиям заказчика;
- Использование различных маркетинговых инструментов для привлечения зрителей;
- Оценка экономической и социальной эффективности мероприятия, прогнозирование рисков и прибыльности события;
- Навык работы со статическими показателями и базами данных;
- Применение специализированного ПО и графических редакторов для создания дизайна, концепции и презентации макетов заказчикам;
- Умение работать с VIP-клиентами и знаменитостями.
Какую специальность можно получить для работы
Для получения профессионального образования требуется получить профильное высшее образование на факультете управления по специальности «Event-менеджмент». Поступление доступно выпускникам 11-го класса школ и абитуриентам с дипломами колледжей или профессиональных училищ. Зачисление происходит на конкурсной основе по сумме баллов за ЕГЭ по:
- Русскому языку;
- Математике;
- Литературе;
- Иностранному языку.
Выпускникам колледжа разрешается сдать ГИА по русскому языку, а профильные предметы – в формате внутривузовских вступительных экзаменов. Форма оценки знаний абитуриентов:
- Устное собеседование;
- Письменные задания;
- Очное ил онлайн-тестирование.
Оценки выставляются по 100-балльной шкале для удобства формирования итоговой рейтинговой таблицы поступивших. Официальные списки зачисленных абитуриентов публикуется на сайте образовательного учреждения и вывешиваются в приемной комиссии университета.
Прием заявления для поступления осуществляется очно или в онлайн-формате на адрес электронной почты. Дополнительно прилагается полный пакет документов:
- Ксерокопия паспорта;
- Оригинал аттестата;
- Сертификаты ЕГЭ;
- Медицинская справка о профпригодности и перечнем имеющихся хронических заболеваний 086у.
Современная образовательная программа подготовки event-менеджеров объединена компетенциями, связанными с продюсированием.
Направление «Продюсирование 360» – уникальная программа, позволяющая получить знания в области менеджмента по организации мероприятий, управления проектами и бизнес-процессами.
Студенты осваивают:
- Менеджмент;
- Маркетинг;
- Дизайн;
- Методики создания онлайн-курсов;
- Видеопродакшен.
Обязанности ивент-менеджера
Разнообразию и креативности должностных обязанностей event-менеджера можно только позавидовать, сюда относится:
- общение с заказчиками и клиентами;
- составление базы контактов;
- разработка концепции и сценария мероприятия;
- составление бюджета, смет, планов и строгое следование им;
- выбор помещения, оформления и персонала;
- обеспечение посетителей рекламной продукцией (при необходимости);
- контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
- поиск и заключение договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками (отели, авиакомпании, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и многие другие), руководство их работой;
- согласование работы с заказчиками и другими отделами компании;
- составление отчетности по итогам мероприятия;
- ведение документооборота и контроль оплаты счетов;
- привлечение гостей (в случае платного входа) и спонсоров, формирование предложений;
- приглашение журналистов и написание пресс-релизов.
Важно помнить, что обязанности ивент-менеджера зависят от компании или агентства, где работает специалист.
Как правильно заполнить
Для этой отрасли важно иметь навыки общения и устного этикета. Без этих навыков будет тяжело найти общий язык с клиентами и заказчиками. Важная задача менеджера по мероприятиям — понять потребность и желание клиента. От правильно выстроенного общения зачастую зависит качество выполненной работы. Для полного представления о документе стоит заранее изучить образец должностной инструкции event-менеджера в домашних условиях. Работодатель предъявляет к соискателям на эту должность такие требования, как:
- высшее образование;
- уверенный пользователь ПК;
- умение находить общий язык с артистами;
- хорошие организаторские способности;
- владение английским языком.
Важно знать, что требования у каждого работодателя могут отличаться. Это зависит от стандартов предприятия, поэтому перед тем, как подписать документ, стоит тщательно изучить лист должностной инструкции event-менеджера.
Плюсы и минусы профессии
Хоть внешняя оболочка профессии и кричит о вечном позитиве, атмосфере праздника и веселья, но на самом деле, как и везде, event-менеджер испытывает на себе и букет недостатков работы.
Но начну с положительных моментов:
- востребованность;
- налаживание контактов и связей с интересными и влиятельными людьми;
- творческая направленность деятельности;
- заработная плата выше среднего;
- идеальный вариант работы для любителей вечеринок и массовых мероприятий.
И негативные стороны:
- высокий уровень стресса;
- ненормированный график;
- вероятность столкнуться с людьми с противоположным мнением.
Что делают event-менеджеры и чем занимаются?
Обязанности на примере одной из вакансий:
- Организация участия компании в российских и международных конференциях, а также внутрикорпоративных мероприятий
- Разработка и заказ полиграфической продукции для мероприятий (разработка на уровне идей и постановки задач отделу дизайна)
- Подбор и заказ сувенирной продукции для мероприятий, подарков для партнеров и клиентов
- Координация работы сотрудников, участвующих в мероприятиях
- Разработка плана отраслевых мероприятий на будущий год
- Ведение документооборота по мероприятиям и сувенирной продукции
- Участие в разработке и контроль event-бюджета
- Контроль внешних подрядчиков
- Поиск и заказ авиабилетов и отелей для сотрудников
- Подбор площадок для проведения мероприятий
- ведение проекта, начиная со встречи с Клиентом, заканчивая подготовкой необходимой документации;
- подготовка коммерческих предложений (презентации в формате ppt с описанием концепций событий, составление смет);
- взаимодействие с поставщиками услуг: артистами, кейтеринговыми компаниями, режиссерами, банкетными менеджерами площадок, дизайнерами;
- администрирование мероприятия, решение любых возникающих задач на мероприятии и при его подготовке;
Рынок труда очень изобретателен и требователен. Специалистам менеджмента подобного направления предстоит планировать, вести выставки, конференции, корпоративные встречи, возможно понадобится:
- разработать концепцию и программу;
- составить и оформить презентацию;
- выбрать и скоординировать работу субподрядчика;
- обеспечить визовую поддержку при участии иностранных граждан, если понадобится выезд своего персонала за рубеж;
- формировать, контролировать затраты и проведение самого мероприятия;
- проводить анализ действий, эффективность каждого конкретного случая.Наличие высшего образования другого профиля поможет работать, только его нужно повышать, подкорректировать специализированными курсами, чтобы быть успешным в event-менеджменте.
💵 Сколько зарабатывает менеджер по мероприятиям
Минимальный размер заработной платы event-менеджеров – около 50 000 рублей. На такой доход могут рассчитывать специалисты с небольшим опытом работы, в чьи должностные обязанности входит:
- поиск новых заказчиков;
- обсуждение и заключение договоров;
- согласование плана и деталей мероприятий и организация их полного цикла;
- подготовка документации, контроль финансовых расчетов;
- закрытие проектов, составление итоговых отчетов.
Оплату труда в размере 75 000 рублей работодатели готовы предложить сотрудникам, которые отвечают следующим требованиям:
- опыт работы не менее 1 года;
- навыки проведения вебинаров и конференций, организации трансляций;
- знание нюансов заключения договоров;
- создание и ведение рабочей базы;
- способность самостоятельно принимать решение;
- готовность к командировкам;
- стрессоустойчивость;
- знание иностранных языков.
Наиболее высокооплачиваемые вакансии на должность event-менеджера, предполагающие оклад от 150 000 рублей в месяц, требуют от соискателей опыта работы от 3 лет и следующих навыков:
- организация полного цикла реализации проекта;
- встречи и переписки с клиентами, решение рабочих вопросов;
- подготовка и составление пакетов предложений по подбору площадок для событий;
- разработка сметы;
- поиск подрядчиков;
- контроль деятельности творческой группы (декораторов, режиссера и т. п.);
- комплексная подготовка к проведению мероприятия;
- владение грамотным русским языком, знание правил делового общения;
- уверенное пользование ПК;
- знание и анализ event-индустрии;
- целеустремленность, желание совершенствоваться;
- способность держать под контролем множество задач.