Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему
В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.
Пример оформления выдачи бланка ⇓
Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:
- Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
- Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
- Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
- Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
- Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.
Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.
За чей счет приобретается бланк?
Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…
Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.
Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.
Предъявление ТК при приеме работника
Нанимаясь в организацию, работник должен предъявить Трудовую книжку утвержденного в России образца. Исключение составляют трудовые отношения на территории Крыма и Севастополя. Работодатели должны продолжать Трудовые книжки таких сотрудников, выданные в Украине. Но если работник хочет, ему можно заменить старую ТК на документ российского образца (с сотрудника нужно взять заявление).
Что касается работников-иностранцев, то важно знать следующее. Со многими странами СНГ у России заключен договор о взаимном признании страхового стажа. Поэтому в целях его исчисления записи из трудовых книжек таких государств работодатель должен признавать. Но для работы в России иностранному гражданину нужно оформить ТК российского образца.
Законодательством был отпущен срок до конца октября 2020 для уведомления работников по данному вопросу. Они должны были сделать выбор между способами ведения документации о трудовой деятельности.
Уведомления оформлялись в письменном виде, каждое из которых подписывалось лично работником.
Уведомление имело произвольную форму. Однако обязательно указываются следующие факты:
- Этапы трудовой деятельности заносятся в электронную базу ПФР.
- Запрос на получение сведений из базы оформляется через работодателя, ПФР, МФЦ или портал Госуслуги.
- Предоставление выбора метода оформления документации.
Руководителю или кадровику предстоит выполнить следующие действия при переходе на современный образец трудовой книжки 2021:
- Откорректировать во внутренней документации существующие записи о трудовых книжках. Внесенные отметки должны отображать, что при приеме на работу соискатель может предъявлять как бумажный, так и электронный образец. Обозначается порядок получения и хранения данных в обновленном виде.
- Проверить бумажные образцы на предмет ошибок. Только после этого можно приступать к преобразованию сведений в электронный вид.
- Создать или обозначить корпоративную почту. Она пригодится для получения запросов от сотрудников, которые желают получить сведения о своей трудовой деятельности.
- Подготовить отчеты по единой форме СЗВ-ТД. Документация отправляется в ПФР. Процедуру передачи можно осуществлять посредством оператора электронного документооборота, клиентской службы или личного кабинета страхователя. Сдача бумажного варианта отчетности допускается исключительно для компаний, штат которых не превышает 25 человек.
Не стоит полагать, что для каждого гражданина ведется отдельный электронный файл о его трудовой деятельности. Усилиями Пенсионного Фонда создана специальная база, куда регулярно вносятся сведения, подаваемые работодателями. С помощью программы можно сформировать выписку на любого трудоустроенного гражданина. Именно эта выписка и называется электронной трудовой книжкой.
Информационное наполнение бумажного образца и электронного аналога ничем не отличаются:
- Личные сведения.
- Место работы.
- Занимаемая должность.
- Дата оформления и увольнения.
- Факт перевода.
- Причина прекращения ТД.
На каждого официально трудоустроенного гражданина формируются подобные сведения. Положения актуальны и для тех граждан, которые работают по совместительству или неполный трудовой день. Не станут исключением и лица, прибывающие в отпуске за свой счет, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Однако на граждан с договором ГПХ данное положение не распространяется.
Правила сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд:
- Первичный отчет сдается не позже 15.02.2021. Документация отображает информацию о работнике по состоянию дел на 01.01.2021. Нет необходимости вносить все данные из бумажного экземпляра.
- Если происходит оформление или увольнение работника, то отчет предоставляется в Пенсионный фонд не позже следующего дня от даты оформления внутреннего приказа.
- Дальнейшая сдача отчетности необходима только в том случае, когда происходят кадровые движения. Сообщить об этом нужно до 15 числа следующего месяца. При отсутствии подобных фактов сдача пустой отчетности не предусмотрена.
Наказание за неисполнение данного положения может грозить в нескольких случаях:
- за несоблюдение сроков в сдаче отчетов по форме СЗВ-ТД;
- при наличии ошибок.
Положение вступает в силу с 1 января 2021 года. Должностным лицам может грозить:
- устное или письменное предупреждение;
- штрафное взыскание от 300 до 500 руб. за каждый факт нарушения.
Работодателю за несоблюдение положений трудового законодательства предусмотрены следующие виды наказаний:
- Руководящее лицо может отделаться предупреждением или оформлением штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.
- Организация наказывается штрафным взысканием от 30000 до 50000 руб.
Трудовая книжка 2021 является одним из важнейших документов гражданина России, поэтому рекомендуется внимательно следить за принятыми законопроектами в данной сфере.
Ответственным за организацию оборота Трудовых книжек является руководитель организации или предприниматель. Своим приказом он должен назначить ответственное лицо, на которое возлагается функция по работе с ТК. А в моменты отсутствия уполномоченного работника нужно назначить другого ответственного за Трудовые книжки. Приказа составляется в произвольной форме.
Стоимость трудовой книжки и кто должен оплачивать
Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.
- «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
- «Инструкция по заполнению трудовых книжек» Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69
- Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
- Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- Заявка на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- Акт на списание испорченных бланков трудовой книжки
- Акт приема-передачи бланков строгой отчетности
- Доверенность на получение бланков строгой отчетности
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Нормативные материалы:
Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.
Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:
- Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
- Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
- Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.
Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.
Работодатель обязан вносить записи в трудовую о приеме на работу сотрудника и хранить ее у себя. Она является документом строгой отчетности и подлежит хранению в специальном сейфе. Отдел кадров должен вести учет всех книжек работников с указанием серии и номера.
Лица, ответственные за ее ведение (как правило, ими являются сотрудники отдела кадров), должны нести личную ответственность за сохранность трудовых.
Ценность самой книжки, как товара или вещи, невелика, но ценность ее содержимого несоизмерима. По достижении работником определенного возраста он вправе рассчитывать на пенсию, размер ее зависит от трудового стажа, а сведения о нем хранятся в записях, внесенных в этот документ.
Для оформления пенсии лицо должно представить в органы Пенсионного фонда паспорт и трудовую. Многие имеют право на повышенную или досрочную пенсию за работу в особых условиях, в районах Крайнего севера, на тяжелых производствах.
Пенсионный фонд при расчете начисления пенсии черпает сведения из данной книжки. В случае каких-либо сомнений он вправе сделать соответствующий запрос в организацию, в которой трудился работник, а при ее ликвидации — в архив.
Оформление трудовой сотруднику, впервые устраивающемуся на работу, производится работодателем в его присутствии, не позднее 7 дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей.
НДС
Письмо Министерства финансов РФ № 03-07-09/52577 от 16.07.2019
14.08.2019 Распечатать
Владельцем трудовой книжки является работник, которому она выдана. Фирма, принявшая на работу нового сотрудника без трудовой книжки, за плату выдает ему в собственность бланк документа, в этом случае являющийся товаром. Передача права собственности на товары, работы или услуги признают реализацией. А операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ облагают НДС.
Первая трудовая книжка
ТК РФ предусматривает, что при заключении трудового договора впервые работодатель должен оформить работнику трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В рамках требований статьи 66 ТК РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках», далее – Правила).
Согласно пункту 44 Правил работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). А при выдаче работникам трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату (п. 47 Правил).
Однако если кадровик заполнит трудовую книжку неправильно или произойдет ее порча (не по вине работника), стоимость негодного бланка оплатит работодатель.
Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему
В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.
Пример оформления выдачи бланка ⇓
Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:
- Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
- Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
- Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
- Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
- Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.
Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.
Работа без трудовой книги
Трудовой кодекс обязывает организацию или ИП вести документы на своих сотрудников – трудовые книжки. Такой документ заводится в обязательном порядке на каждого работника, состоящего на службе свыше 5 рабочих дней, при учете, что данная работа является основной. Это утверждают 66 и 309 статьи Трудового кодекса. При этом работодатель руководствуется следующими документами:
- Правила, утвержденные соответствующим постановлением №225.
- Инструкция №69, составленная по распоряжению Министерства труда РФ.
Сотрудник обязан предъявить трудовую книгу во время заключения трудового договора с работодателем. Существуют два исключения из данного правила, позволяющие пренебречь необходимостью предъявления данного документа:
- Если работник устраивается в компанию по совместительству.
- Если сотрудник впервые устраивается на работу, имеет нулевой трудовой стаж, у него просто нет трудовой книги. Данное утверждение освещено в статье 63 ТК. В течение рабочей недели работодатель обязан завести на сотрудника трудовую книгу. Данный документ необходимо оформить в соответствии со всеми инструкциями.