Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности и функции помощника руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя?
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Качества ассистента руководителя
Чтобы соответствовать многочисленным требованиям, предъявляемым руководителям, ассистент должен обладать такими положительными качествами, как:
- работоспособность – готовность немедленно приступать к поставленной задаче и не останавливаться вплоть до ее выполнения;
- внимательность. Некоторые ошибки исправить нельзя. Например, пропущенный самолет или опоздание на важную встречу кажутся мелочами, но в бизнесе из таких мелочей складывается имидж руководителя, поэтому невнимательность помощника может дорогого стоить;
- хорошая память на лица, даты, события. Не исключено, что придется на ходу запоминать десятки разных распоряжений и номеров телефонов;
- исполнительность;
- системное и логическое мышление;
- скорость реакции;
- ответственность;
- выносливость;
- умение хранить тайны, в том числе личные и коммерческие;
- умение проявлять инициативу, принимать решения самостоятельно, когда в этом возникает необходимость, и готовность нести за них ответственность;
- абсолютная преданность интересам компании.
Где искать ассистента?
Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.
Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.
Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.
Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.
Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав
При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.
bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.
Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.
Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой противоречивой и неоднозначной с точки зрения требований должности, как помощник директора. В обязанности работников, занимающихся данным видом деятельности, входит довольно много элементов. Также личных помощников часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Должности похожие, но это разные виды деятельности. Обязанности помощника менеджера:
- Обеспечение прогресса рабочего дня начальника: расписание, встречи, подписание документов и командировки.
- Обеспечение комфортного рабочего места руководителя высшего звена – нужно позаботиться о микроклимате, чистоте и комфорте помещений.
- Работа с документами от начальника, в частности с письмами и входящими звонками.
- Обеспечение психологического комфорта управленца.
- Проведение первичных переговоров.
- Обеспечение управления сотрудникам низших звеньев и т. д.
Этот список намного шире, чем перечень административных и секретарских задач. Однако детали, с которыми сталкивается работник в должности «личный помощник руководителя», обязанности и особенности деятельности будут у разных работодателей разными. Бывает, что это в основном секретарская работа. Или помощник исключительно занят обеспечением комфорта и порядка у начальника. А некоторые помощники являются полноправными заместителями и имеют подчиненных сотрудников.
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет достаточно разностороннего сотрудника, способного расширять обязанности. Наиболее распространенными дополнительными обязанностями являются:
- Перевод с иностранного языка, в том числе во время переговоров. Не всегда у руководства есть возможность полностью доверять сторонним работникам, и здесь очень помогает знание хотя бы английского языка.
- Организация поездок для шефа и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что помощник возьмет на себя все рутинные моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, питание и оформление документов.
- Сопровождение начальства на мероприятия.
- Бытовые услуги.
Этот список далеко не полный. В большинстве случаев достаточно сложно однозначно ответить на вопрос, что входит в обязанности помощника руководителя. Эта деятельность очень разнообразна. Каждый начальник выдвигает свои требования, главное следить, чтобы все они были в рамках закона.
Что указать в резюме соискателя на должность помощника руководителя
Должность личного ассистента — отличное начало карьеры выпускника. Таким образом, вы сможете устроиться на свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако для опытных кандидатов эта вакансия может показаться неинтересной. Особенно, если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные функции помощника руководителя, составить резюме несложно. В этом документе предполагается, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Информация, которую необходимо указать в резюме на вакансию «помощник» или «личный помощник начальника»:
- Полное имя, фамилия и отчество, только первые два допускаются в резюме для иностранной компании.
- Семейное положение. Это обязательный элемент: должность помощника часто связана с ненормированным рабочим днем. Вы должны следить за тем, чтобы такие часы не мешали семейным обязанностям.
- Образование. Перечислить в хронологическом порядке. Если вы все еще учитесь, обязательно обратите внимание на то, сколько времени это займет. Работодатели часто принимают студентов последнего курса в качестве ассистентов с последующим продвижением по карьерной лестнице. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Рабочий стаж. Пункт из последнего. Если у вас его еще нет, перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественных мероприятиях или профсоюзных организациях, учебные практики и другие соответствующие мероприятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику в выпускном отделении и напишите, что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально честную оценку. Опишите себя с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительная информация. Здесь вы должны написать, почему работодатель должен выбрать вас среди других соискателей. Также не забудьте указать дополнительные навыки, например, наличие водительских прав. Уже сейчас будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связи с вами: мобильный и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Предоставляйте только актуальную информацию.
Грамотно составленное резюме не останется незамеченным работодателем.
Дополнительные обязанности помощника руководителя
Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:
- Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
- Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
- Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
- Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Помощник управляющего – это вакансия, предусматривающая широкий спектр значений. Это и делопроизводитель, и личный помощник руководителя отдела, и ассистент первого лица компании. В зависимости от занимаемой должности изменяются и возможные требования к соискателю. Однако здесь существуют обобщенные строгие критерии отбора кандидатов. Претендент на подобное место обязан иметь среднее специальное либо высшее образование по профилю деятельности организации. Кроме того, он имеет минимальный подтвержденный стаж в два года на такой должности.
Ассистент руководителя — человек, который оказывает помощь директору в технических и документальных вопросах
Этот сотрудник считается специалистом. Распоряжение о зачислении в штат и увольнении такого работника подписывает исключительно генеральный директор предприятия. В процессе работы кандидат на эту должность выполняет приказы своего непосредственного начальника и руководителя корпорации. Чтобы исключить простой рабочего процесса на время неявки сотрудника по уважительным причинам, руководитель предусматривает адекватную замену, указав должность временного сменщика.
Шестой принцип: будьте профессиональны
Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди. Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Долой мобилизационное управление: да здравствует стабильная работа и доход!
Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.
По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!
Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.
Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.
Что это за должность — «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний. В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы. Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.
В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами. В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими. В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках. Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».
Целесообразность должностной инструкции
Основное назначение:
- помощь руководителю в его повседневной деятельности;
- максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
- в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
- отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
- позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
- позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
- позволяет оценивать деятельность каждого работника;