Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.
Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.
Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:
- ТК РФ.
- Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
- Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.
Также каждому важно знать следующие моменты:
- Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
- Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
- Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения
Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.
Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.
Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.
Важную роль в отдельно взятой ситуации для каждого конкретного сотрудника, играет:
- номенклатурное делопроизводство;
- локальные акты;
- приказы;
- учётные документы, на которые опирается ведение ТК.
Как заполнять впервые
Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.
Информация, которая обязательна к заполнению:
- Личные данные владельца.
- Вид работы, выполняемой принятым лицом.
- Перевод или переквалификация
- Различные призы и вознаграждения.
- Надпись об увольнении, с отображением причины.
Форма занесения информации о сотруднике:
- Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
- ФИО записываются без сокращений.
- Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
- Образование владельца ТК.
- Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
- Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
- Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
- После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
- Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.
Заполнение вкладыша трудовой книжки
Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.
На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.
Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.
Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция
Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.
№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.
Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.
Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.
Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.
Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.
Когда заполняется титульный лист, нельзя исправлять в нём ошибки. Когда специалист замечает в при заполнении, что он внёс в бланк неправильные данные, ему необходимо просто выбросить его. Документ заполняется заново.
Бывают случаи, когда неправильно заполненные данные из первого раздела обнаруживаются не сразу. В такой ситуации вносить исправления можно. Если ошибка была обнаружена уже другим работодателем, именно он должен вносить правки.
Правки необходимо вносить при изменении персональных данных. Если сотрудница после заключения брака поменяла фамилию, старая зачёркивается и исправляется на новую. А в саму книжку вкладывается соответствующая справка.
[attention type=green]Справка. При исправлении ошибок в других разделах не допускаются зачёркивания. Чтобы не нарушить требования закона, необходимо просто указать в том же разделе на недействительность предыдущей записи. Здесь же требуется вписать данные, соответствующие действительности.[/attention]
Нюансы и интересные факты
Владельцам трудовых книжек старого образца не обязательно производить замену на новые, а федеральный орган, ответственный за службу, связанную с трудом и занятостью граждан (который называется Роструд), еще в апреле 2017 года одобрил отмену трудовых книжек, разговоры о которой длились уже многие годы.
Связано это с желанием власти повысить защиту прав трудящихся граждан, а также значительно упростить или и вовсе упредить многие бюрократические процессы, связанные с ведением, хранением и пересылкой трудовых книжек. Более того, будет сокращена статья расходов государственного бюджета, уходящих непосредственно на производство и распространение по бумажной почте этих документов. В нескольких странах постсоветского пространства даже уже был произведен отказ от трудовых книжек как таковых.
Пока что не ясно, когда ждать этой отмены в России, однако уже сейчас можно отметить, что это положительно скажется на всех юридических выкладках. Особенно удобен переход от бумажных трудовых книжек к электронным (а это будет впоследствии осуществлено именно в электронном формате) будет тем работникам, которые осуществляют свою трудовую деятельность удаленно или при помощи так называемого вахтового метода.