Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени на 2023, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Учёт рабочего времени в Т-12
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:
- Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
- Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.
Микропредприятия освобождены от кадрового учета
03 июля 2016 года Президентом РФ подписан новый закон, вносящий поправки в ТК РФ (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ), который вступает в силу с 01.01.2017. И с этого момента предприятия, имеющие статус микропредприятия, получают право на упрощение кадрового документооборота.
Кадровый учет небольшого предприятия не требует существенных затрат времени, и предназначен для документального оформления движения персонала с момента приема на работу до увольнения и организации труда сотрудников. Нередко его ведет секретарь или бухгалтер предприятия. Ответственность за нарушения документооборота возлагается на директора организации.
Наличие документов кадрового оборота утверждается приказом директора или начальника отдела кадров.
Первичным документом кадрового учета является приказ. Все приказы регистрируются в специальных журналах. Обязательными для предприятий любой формы собственности являются следующие документы:
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Штатное расписание.
3. Табель учета рабочего времени сотрудников.
4. График отпусков.
5. Положение о персональных данных работников.
6. Трудовые договоры и трудовые соглашения, заключенные с сотрудниками.
7. Журнал учета движения трудовых книжек.
8. Журнал регистрации кадровых приказов.
Вся документация должна соответствовать требованиям ТК РФ с учетом вносимых изменений.
Помимо обязательных для любого предприятия документов существуют еще и локальные нормативные акты, касающиеся деятельности конкретного предприятия.
К ним относятся такие документы как:
- положение об аттестации работников;
- должностные инструкции на каждое рабочее место;
- положение о структурных подразделениях предприятия;
- режим работы в сменном графике и т. д.
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.
Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.
В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.
Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.
Обязательно ли нужно вести табель учета рабочего времени
Функция по их составлению (заполнению унифицированных форм) и надлежащему оформлению (получению подписей руководителя организации и работника, виз руководителей заинтересованных подразделений) традиционно выполняется кадровой службой. Положения, касающиеся ведение табелей рабочего времени содержатся в «КВАЛИФИКАЦИОННОМ СПРАВОЧНИКЕ ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21. 08. 1998 N 37; ред. от 17. 09. 2007). Вместе с тем, абз. 3 ст.
91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В соответствии со ст. 132 ТК РФ, заработная плата каждого работника зависит, в том числе, и от количества затраченного труда.
В соответствие со ст. 4 федерального закона от 21. 11. 1996 г. Справочник: Обязательные реквизиты документов Реквизит Пояснение Основание Государственный герб РФ (субъекта РФ) Изображают на приказах органов власти и управления, а также организаций в их подчинении Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункты 3. 1 и 3. 2 ГОСТ Р 6. 30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6. 30-2003) Эмблема (товарный знак или знак обслуживания) Отражают на бланках, если это закреплено уставом или положением об организации Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3. 3 ГОСТ Р 6. 30-2003 Наименование организации Указывают полное и при наличии – сокращенное. Должно соответствовать уставу или положению. Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. 100 ТК РФ).
В силу части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Эта норма не делает никаких исключений, поэтому обязательна для применения во всех без исключения случаях. Ведение учета рабочего времени как раз позволяет работодателю контролировать соблюдение работниками установленного им режима рабочего времени. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3. 22 ГОСТ Р 6. 30-2003 4. Справочник: Дополнительные реквизиты документов Реквизит Пояснение Основание Гриф утверждения Ставят в правом верхнем углу. Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа.
Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера Пункт 3. 16 ГОСТ Р 6. 30-2003 Регистрационный номер Отмечают по порядку. Указывать в самостоятельно разработанной форме коды ОКУД и ОКПО не нужно. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Читайте о Форме 0504421 «Табель учета рабочего времени еще больше по ссылке. Чем находки исследователя могут быть полезны менеджерам? Далее Як визначити, якої тривалості щорічну відпустку працівник вже заробив?
Коли та на яку тривалість щорічної відпустки має право новоприйнятий працівник? Також розглянемо порядок надання відпусток як певний покроковий алгоритм, зупинившись детально на кожному з цих кроків. Далее LinkedIn — социальная сеть, созданная специально для общения профессионалов.
обязательно ли вести табель учета рабочего времени
306 ТК РФ «Изменение определенных сторонами условий трудового договора работодателем», об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре должно содержаться положение условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты),
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:
- Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
- Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.
Примеры употребления на «Секрете»
«Во вторую очередь надо доделать те дела, до которых раньше не доходили руки, — ознакомить всех работников с правилами премирования или внести отметки в табель учёта рабочего времени. Латание дыр может быть уже неактуально для конкретного случая, но в целом для организации всё равно необходимо».
(Из материала о том, как спастись, если работник обратился в трудовую инспекцию.)
«В стандартных табелях учёта рабочего времени простои появляются постфактум. Если у сотрудника сегодня простой, руководитель узнает об этом только завтра. С этим уже ничего не сделать».
Как правильно вести табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени заполняется уполномоченным лицом. В нем отражаются данные фактически отработанного времени сотрудником, с учетом неявок, сокращений рабочего дня и т.д. Табель ведется в одном экземпляре.
В бланке указывается подразделение компании, ФИО сотрудника, должность, табельный номер.
В соответствии со статьей 5.27 КоАп, за неправильное ведение табеля трудовой инспекцией может быть наложен штраф в размере 1 000- 5 000 руб. на руководство компании и 30 000 — 50 000 рублей на саму компанию.
Выход на работу в праздничные или выходные дни подлежит двойной оплате, либо предоставлению дополнительного выходного дня и, при помощи специального кода РВ, отображается в табеле. Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины (прогул) помечается кодом НН, командировки К.
В случае неправильного ведения табеля, Фонд социального страхования может не засчитать затраты предприятия по больничному листу, т.к. необходимо будет подтвердить отработанные сотрудником рабочие дни для расчета вознаграждения.
В 2023 году законодательством не запланировано вносить какие-либо изменения в в форму табеля учета рабочего времени.
Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:
- «Я», «01» — работа в дневную смену;
- «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
- «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
- «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
- «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.
Кто ведет табель в организации
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
— табель рабочего времени на 2017 год составляет и ведёт уполномоченное лицо,
— подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы,
— после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.
Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.