Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно вести деловые переговоры с партнерами, инвесторами, клиентами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Перед началом переговоров организаторы должны четко знать должность и ранг членов приглашенной делегации. В противном случае возможно неоправданное занижение или завышение статуса переговоров, оба варианта могут привести к нарушению хода переговоров или даже к их негативным результатам.
Начальный этап переговоров, как и весь переговорный процесс, требует строгого выполнения определенных действий:
- взаимное приветствие;
- официальное представление и обмен визитными карточками;
- знакомство гостей с программой переговоров;
- обмен мнениями;
- согласование программы переговоров.
Время пребывания деловых партнеров, как правило, ограничено, поэтому график проведения переговоров желательно делать насыщенным. Это выгодно обеим сторонам.
Назначать деловые встречи целесообразно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00 часов, чтобы после 13:00 и 18.00 можно было начать совместный обед и ужин соответственно. При этом все члены приглашающей стороны должны знать, что они обязаны быть на переговорах за 5–7 минут до их начала.
Чтобы ускорить процесс переговоров, в которых участвует ограниченное количество компаний, программа их проведения может быть отправлена партнерам заранее или предоставлена сразу же по их прибытии (в аэропорту, на вокзале). Она может выглядеть так, как показано в Примере 2.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Если вы приглашающая сторона
Создавать благоприятное впечатление стоит уже с порога ресторана, а именно с его выбора. Уровень заведения, которое вы выбрали для встречи — это маркер вашего отношения к деловым партнерам.
Приезжать всегда нужно заблаговременно, чтобы не только проверить, все ли хорошо, обсудить с официантом способ оплаты, но и встретить гостей, проявив к ним уважение, приветствовать в фойе ресторана и самостоятельно проводить к забронированному столику.
Если не было возможности сделать этот красивый ход, и вы приехали в ресторан вместе с деловыми партнерами, то ваша задача — провести всех к выбранному вами столику.
Если вы ожидаете ваших деловых партнеров, сидя за уже забронированным столом, непременно стоит встать из-за стола, поприветствовать, предложить места в зависимости от правил рассадки, учитывая, что они гости. Официанта, который будет обслуживать ваш столик, лучше сразу предупредить, что счет оплачивать будете вы. О том, как это сделать красиво, читайте ниже.
Будьте внимательны до конца и постарайтесь не испортить впечатление о вас на этапе оплаты счета и проводов гостей. Если вы произнесли кодовую фразу «Я вас приглашаю», то независимо от того, под каким соусом вы ее подали, платите вы. Безоговорочно, и даже без компромиссов 50/50. В бизнесе все четко: кто-то должен взять на себя ответственность.
Если вы решили сыграть в игру «Предлагаю посидеть в ресторане» и всячески избегаете определенности под фразой «Я вас приглашаю», то у партнеров появится прекрасная возможность оценить вашу готовность брать на себя ответственность и умение вести бизнес в рамках определенности.
Приглашающая сторона всегда платит. Но оплатить можно изящно, не дожидаясь момента вручения счета и демонстрации готовности каждого из гостей достать свою кредитную карточку. Заблаговременно подойдите к официанту: либо оплатите на месте, либо попросите выставить счет на вашу компанию.
Как правильно написать письмо клиенту
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:
- Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.
Письмо-приглашение на переговоры
Перед как, тем задуматься об отправке приглашения, учитывайте, переговоры что бывают двух видов: оперативные и При. плановые подготовке оперативного совещания, секретарь пригласить должен участников, оповестить руководителя о сотрудниках, пришли не которые, выяснить причины их отсутствия.
Подготовка к совещанию плановому с большим числом участников начинается за 1,5–2 включает и недели в себя следующие этапы:
- назначить время, дату и место совещания;
- составить повестку список, дня участников и докладчиков;
- выполнить работы, могут которые потребоваться перед началом совещания;
- текст составить приглашения.
Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:
1. Обращение.
Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.
- Уважаемый профессор Петр Иванович!
- Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
- Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!
2. Благодарность.
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение.
Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.
- Извините, нам так неудобно, что…
- Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
- Хотим извиниться за причиненные хлопоты.
4. Вступление.
Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: , . Обязательно прописывается число.
- В ответ на Ваш запрос от (дата)…
- В соответствии с соглашением на (дата)…
- Согласно договоренности на (дата)…
- Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…
5. Причина (предмет разговора).
В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).
- Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
- Нас заинтересовало Ваше предложение…
- В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
- Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
- Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…
6. Назначение встречи.
Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.
- 15 марта 2018 года в 14:00.
- Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.
7. Убеждение.
Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.
- Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
- С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
- Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…
8. Заключение.
Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.
- Позвольте поблагодарить Вас…
- Благодарим за желание помочь нам в…
- С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
- Спасибо за…
9. Прощание.
- С уважением…
- Желаем успехов!
- С благодарностью и наилучшими пожеланиями…
Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.
Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.
Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Пригласительная рассылка
Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.
Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.
Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.
Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.
Маркетинговые продукты Calltouch
Сквозная аналитика
Все данные в одном интерфейсе
Коллтрекинг
Определение источника звонков
Предикт
Речевая аналитика
Оптимизатор
Автоматическое управление рекламой
Обратный звонок
Виджет звонка с сайта
Антифрод
Защита от накрутки звонков
Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения
Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям
Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.
- Объявление даты — 4 месяца до мероприятия;
- Приглашение — минимум за 2 месяца до мероприятия;
- Напоминание — за 2 недели до мероприятия.
Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.
Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.
Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления
Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.
Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.
Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.
Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.
Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.
Письмо приглашение на переговоры
Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
- назначение даты, времени и места проведения совещания;
- составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
- выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
- составление текста приглашения.
Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Требования к оформлению приглашения в Китай в 2019 / Визы в Китай
Гостевая (семейная) виза в обязательном порядке оформляется гражданами Российской Федерации и Украины, желающим посетить Китай.
Виза может быть долгосрочной (Q1) и краткосрочной (Q2). Чтобы оформить визу, необходимо получить пригласительное письмо из Китая.
- Кстати, такое письмо необходимо также тем, кто планирует оформить бизнес или турвизу.
- Если гость едет в Китай как турист, то оформлением необходимых документов занимается турфирма, а вот для оформления семейной визы Вам понадобится официальное приглашение от родственников из Поднебесной.
- Пригласительное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию:
- ФИО, дата рождения, адрес прописки и номер паспорта нерезидента, планирующего посетить Китай.
- Дата въезда и выезда (можно указать предположительный срок).
- Укажите, с какой целью Вы желаете посетить республику знакомство с древней культурой, участие в деловом мероприятие или встреча с родственниками.
- Данные приглашающей стороны (гражданин КНР; лицо или организация, легально находящиеся и осуществляющие свою деятельность на территории Китая).
- Необходимо также уточнить, кто будет оплачивать Вашу поездку.
Если принимающая сторона не выступает спонсором Вашего путешествия в Поднебесную, то шансы оформить семейную визу существенно снижаются.
В случае если визит все же оплатят поручители, они должны будут предоставить так называемое «спонсорское письмо», которое будет гарантировать выполнение принятых обязательств.
Письмо-приглашение. Особенности оформления
Между компаниями или разными офисами одной компании часто фигурирует деловая переписка. В письме всегда можно сообщить информацию по заказу, уточнить детали, пригласить на встречу. В этом материале мы с вами разберемся в том, как правильно оформлять письмо-приглашение, образец которого вы сможете скачать внизу материала в формате word.
Письмо-приглашение – официальное письмо, которое отправляют адресату по случаю проведения какого-либо мероприятия, конференции, встречи.
Письмо-приглашение можно оформить, с целью пригласить человека на собеседование, совещание.
Многие компании используют устную форму передачи текстовой информации, а письмо-приглашение фигурирует, как дополнительное средство проявить внимание к адресату.
Примеры письма-приглашения
Письмо-приглашение — это, как правило, официальный документ с печатями и росписью отправителя. Оно может быть адресовано как конкретному лицу, так и целой компании. К составлению приглашения нужно подходить основательно.
Практически во всех случаях будет уместно доброжелательное отношение к адресату и заинтересованность в его приходе на какое-либо мероприятие, выставку, собеседование или конференцию.
Ниже предлагаем несколько образцов оформления письма-приглашения.
Важно! Текст в письме должен быть кратким, корректным и лаконичным. Не допускается жаргонизма и двусмысленных фраз. Как и все прочие письма, такой документ составляется от первого лица.
В каких случаях уместно посылать письмо-приглашение?
Такие письма составляются по случаю официальных мероприятий.
Например, когда одна компания устраивает выставку, конференцию или иное мероприятие и хочет пригласить на нее сотрудников или/и управляющих сторонней организации.
С помощью письма можно пригласить конкретного человека на деловую встречу, например, на собеседование. Ниже вы найдете образцы писем-приглашение как на различные мероприятия, так и на собеседование.
Составление письма с приглашением, в первую очередь, говорит о заинтересованности и уважительном отношении отправителя. Такой документ крайне невежественно игнорировать, даже давать отказ без существенной причины — уже моветон.
Это письмо также может выступать в качестве документа, удостоверяющего о том, что человек действительно приглашен на конкретное мероприятие. То есть, его можно показать на входе в здание, в котором проводится, например, конференция.
Ситуации, в которых отправление письма с приглашением уместно или даже необходимо:
Важно! Один экземпляр приглашения должен остаться «на руках» у отправителя.
Казалось бы, зачем составлять письмо, когда можно просто позвонить и оповестить человека о встрече? Во-первых, это удобно, особенно, когда речь идет не об одном человеке, а о компании лиц. Во-вторых, это показывает особое отношение отправителя к получателю.
Наряду с приглашением, деловое письмо может содержать также:
После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.
- Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
- Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
- Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
- Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.
Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.