Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обновленный отчет 6‑НДФЛ с 2023 года: как заполнить и сдать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.
Как и когда сдать корректирующий отчёт 6-НДФЛ
Если после заполнения и отправки отчётного документа налоговый агент обнаружил в нём ошибку, то следует незамедлительно выполнить корректировку и направить исправленную версию в налоговый орган.
При этом следует использовать ту форму, которая действовала в отчётном периоде, когда был подан первичный отчёт. То есть если бухгалтеру необходимо исправить три расчёта 6-НДФЛ за полугодие, девять месяцев и весь 2021 год, то он должен заполнить три корректировочных отчёта. Отчёт за полугодие и девять месяцев 2021 года на бланке, утверждённом Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. А корректировку 6-НДФЛ за 2021 год — на бланке, в котором учтены изменения, введённые Приказом ФНС России от 28 сентября 2021 года № ЕД-7-11/845@.
Как исправить недостоверные данные в отчёте 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения
Если в отчёте по закрытому обособленному подразделению выявлены ошибки, то исправления должна внести головная организация. Титульный лист корректировки заполняется следующим образом:
- в верхней части титульника — ИНН и КПП головной организации;
- в поле ОКТМО — код закрытого обособленного подразделения;
- в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9 «закрытие обособленного подразделения»;
- в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;
- период представления (код) — он должен совпадать с кодом из первичного отчёта.
Когда сдается корректировка 6-НДФЛ
Налоговый агент сдает корректировку 6-НДФЛ, когда в расчет не включены данные или в отчете имеются ошибки.
Уточненный расчет нужно сдавать по форме, действовавшей в период, за который корректируется информация (п. 5 ст. 81 НК). Когда информация корректируется за периоды с 2021 года, расчет нужно подавать по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.
Расчет 6-НДФЛ нужно корректировать и сдавать не только при занижении подлежащих уплате сумм налога, но также и при их завышении (Письмо ФНС от 01.11.2017 г. № ГД-4-11/22216@, Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@).
Кроме арифметических и технических ошибок, возникающих в отчетности, информацию о доходах и НДФЛ нужно исправлять, когда:
- в расчете за 1 квартал нет зарплаты, которая начислена за март, но выплачена после сдачи отчета (Письмо ФНС от 25.11.2021 г. № БС-4-11/16428@);
- НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты за 2021 год, выплаченной в январе 2022 года, не отразился в стр. 160 разд. 2 и в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года (Письмо ФНС от 11.02.2022 г. № БС-3-11/1230@);
- пересчитывается доход за предыдущие периоды (Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@, Письмо ФНС от 27.01.2017 г. № БС-4-11/1373@).
Для чего самостоятельно корректировать 6-НДФЛ
Когда ошибки не касаются размеров налога, подавать корректировочный 6-НДФЛ до того, как ИФНС направила соответствующее требование, — это не обязанность работодателя, а его право. Целесообразно использовать это право, поскольку в этом случае добровольная корректировка исключает штрафные санкции за подачу недостоверной информации (п. 2 ст. 126.1 НК, Письмо ФНС от 09.08.2016 г. № ГД-4-11/14515).
Немного сложнее освободиться от штрафа по ст. 123 НК при несвоевременной уплате налога. Такая ошибка появляется в расчете при неправильном заполнении стр. 021 разд. 1. Когда налоговики обнаружат эту ошибку, компании выпишут сразу два штрафа — по ст. 123 НК и по ст. 126.1 НК. Если самостоятельно найти ошибки и подать корректировочный отчет, можно избежать штрафа по ст. 126.1 НК.
Что касается второго штрафа, то ситуация следующая. Нормы п. 4, 6 ст. 81 НК включают правило, по которому можно избежать штрафных санкций по ст. 123 НК. Однако для этого нужно уплатить налог и пеню перед тем, как сдавать корректировочный расчет. Соответственно, когда выявили ошибки при формировании стр. 021, которые не повлияли на размер НДФЛ, перед подачей уточненки нужно проверить, заплатили ли налог и пеню. Если нет — для начала нужно все заплатить, а затем сдавать корректировку. Если да — желательно написать сопроводительное письмо и указать эти факты, приложив копии платежных документов.
Право получить освобождение от штрафных санкций за несвоевременную уплату налога имеют и те компании, в расчетах которых нет ошибок. В таком случае нужно заплатить налог и пеню до того, как налоговики обнаружат ошибку (Постановление КС от 06.02.2018 г. № 6-П).
С работника удержаны лишние суммы налога
Может произойти так, что программа или сам бухгалтер, допустили счетную ошибку, и с конкретного сотрудника была удержана лишняя сумма подоходного налога.
В отчете 6 НДФЛ нет строки, в которой можно отразить по НДФЛ излишне удержанный показатель. Поэтому возникает вопрос: как отразить плюсовую разницу в отчете?
В первую очередь, нужно найти и исправить ошибку. Затем:
- Нужно сделать сторно в соответствующем разделе бухучета;
- теперь необходимо внести соответствующие корректировки в налоговый регистр.
На заметку! Необходимо известить работника о том, что с него была удержана плюсовая разница. Уведомление должно быть оформлено в письменной форме. Если работник изъявит желание вернуть себе этот излишек, то он также должен будет написать соответствующее заявление.
Возврат можно оформить только на банковский счет этого трудящегося. В противном случае, бухгалтер может сделать перерасчет НДФЛ при возврате в счет удержаний будущего периода.
Теперь необходимо правильно отразить этот излишек в документах. В разделе 2:
- Необходимо указать все отраженные доходы, с коих была произведена переплата;
- в строке 140 показать то значение НДФЛ, которая должна быть вычтена из данной выплаты, включая всю переплату.
В разделе 1 надо отразить следующее:
- В строке 040, то значение налога, которое было рассчитано со всех «трудовых» доходов данного сотрудника в конкретном отчетном периоде;
- в строке 070 – сумма подоходного сбора, реально удержанная. Так как речь идет о плюсовой разнице, то этот показатель будет больше.
Если по письменному заявлению работника, излишне выплаченная разница по налогу была ему возвращена, то это значение надо отразить по строке 090.
Для наглядности, как правильно отразить возврат излишне удержанного НДФЛ, необходимо привести пример: Бухгалтер П., не приняв во внимание заявление от сотрудницы В. о наличие у нее ребенка, не сделал налоговый вычет, а потому удержал излишек обязательного сбора. Ситуация произошла в мае текущего года.
За май месяц всем сотрудникам была перечислена зарплата в размере 194 580 рублей, значение удержанного НДФЛ – 25 295, 4 рубля. Фактическая выплата остатка заработной платы произошла 30. 05 текущего года.
Затем в июне бухгалтер увидел заявление П. и пересчитал значение обязательного сбора. У него вышло 24 875,4 рубля от полученного в сумме дохода. Сотрудница В. написала заявление, и ей был возвращен излишек в размере 419 рублей.
Всего в компании работает 4 человека, и за весь период было начислено всего 124 560 рублей обязательного сбора, а удержанный НДФЛ, с учетом того, что произошел излишек, 124 979 рублей.
Правильное заполнение строки 090 в отчете 6 НДФЛ
Заполнение отчета происходит следующим образом:
| Номер строки в отчете | Показываемое значение |
|
Раздел 1 |
|
| 040 | 124 560 |
| 070 | 124 979 |
| 090 | 419 (отражение переплаты) |
|
Раздел 2 |
|
| 100 | 31. 05 |
| 110 | 31. 05 (дата перечисления налога) |
| 120 | 01. 06 |
| 130 | 194 580 |
| 140 | 24 875, 4 |
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Примеры по заработной плате
Прежде напомним основные правила, связанные с выплатой заработной платы и удержанием НДФЛ:
- датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (пункт 2 статьи 223 НК РФ);
- если работник был уволен до окончания месяца, то датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается его последний рабочий день;
- НДФЛ с заработной платы удерживается налоговым агентом при ее фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
- перечисление НДФЛ в бюджет должно быть произведено не позже следующего дня (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
Итак, разберем правильное отражение заработной платы в 6-НДФЛ на конкретных цифрах.
Пусть ЗП работника составляет 100000 рублей. 30 ноября он получил заработную плату за ноябрь в сумме 87000 рублей (за минусом НДФЛ 13000 рублей).
Блоки строк 100-140 раздела 2 заполняются следующим образом:
- строка 100 — 30.11.2017 (дата фактического получения дохода);
- строка 110 — 30.11.2017 (дата удержания НДФЛ);
- строка 120 — 01.12.2017 (срок перечисления НДФЛ в бюджет);
- строка 130 — 100 000 (сумма ЗП);
- строка 140 — 13 000 (сумма исчисленного и удержанного налога).
Рекомендуем обратить внимание на следующие особенности:
- Если последний день срока перечисления НДФЛ попадает на выходной, то окончание срока переносится на следующий за ним рабочий день.
- Если последний день месяца, то есть дата фактического получения заработной платы, приходится на выходной, то перенос на следующий день не осуществляется. Таким образом, датой фактического получения зарплаты последний день месяца считается и в том случае, если он приходится на выходной.
- Начисление дохода и удержание НДФЛ включаются в расчет за тот период, на который приходится дата фактического получения дохода.
- Сумма НДФЛ включается в расчет за отчетный период в том случае, если срок его удержания и перечисления относятся к этому периоду.
- По строке 120 следует указывать не дату фактического перечисления налога, а именно последний день этого срока.
Еще один пример, который проиллюстрирует заполнение расчета по заработной плате, выплаченной на стыке кварталов.
У работодателя появляется обязанность по представлению уточненной справки 2-НДФЛ и уточненного расчета 6-НДФЛ
11.01.2018Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Графкин Олег
В августе 2017 года в результате проверки выявлена переплата по начисленным работнику выплатам. Должны были начислить (условно) 2000 руб. и удержать НДФЛ в размере 260 руб., а начислили 3000 руб. и удержали НДФЛ в размере 390 руб. Переплату работник вернул в сумме 870 руб. в сентябре 2017 года. То есть организация не применяет в данном случае механизм компенсации переплаты путем уменьшения дохода в части последующих выплат. Данный работник уволился в 2016 году. Но периодически работник принимается на работу в организацию временно (на подмену).
Каким образом необходимо отразить в форме 6-НДФЛ и в форме 2-НДФЛ данную ситуацию, чтобы потом возместить НДФЛ в размере 130 руб.?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
После возврата работодателю сумм, ошибочно выплаченных работнику в 2016 году, у налогового агента появляется обязанность по представлению в налоговый орган уточненной справки по форме 2-НДФЛ и уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год.
Информация, связанная с корректировкой дохода, полученного работником, возвратом излишне полученной суммы и, соответственно, выявлением суммы, уплаченной налоговым агентом за счет собственных средств, в рассматриваемой ситуации не найдет своего отражения в показателях расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2017 года.
Для возврата излишне уплаченных сумм организации в рассматриваемой ситуации следует обратиться с соответствующим заявлением в налоговый орган по месту учета в порядке, установленном ст. 78 НК РФ.
Обоснование позиции:
Организация-работодатель, производящая в соответствии с трудовым договором выплаты работнику, в силу п. 1 ст. 226 НК РФ, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (далее также — налог), исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ (с учетом предусмотренных ст. 226 НК РФ особенностей).
Начисленную сумму НДФЛ налоговые агенты должны удержать непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Согласно п. 9 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается.
В письме Минфина России от 30.10.2015 N 03-04-07/62635 было указано, что в том случае, когда работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы, такие суммы не будут признаваться его доходом.
Как мы поняли из рассматриваемой ситуации, до августа 2017 года организация полагала, что доход в спорном размеры был выплачен работнику правильно, и НДФЛ удержан также на основании действующих норм законодательства. В результате корректировки суммы дохода, предназначенной к выплате в 2016 году, был осуществлен возврат работником излишне выплаченной суммы дохода (не содержащей налоговой составляющей).
Поскольку возвращенная работником сумма и относящийся к ней НДФЛ не признаются его доходом, данная сумма является излишне уплаченной налоговым агентом или уплаченной за счет собственных средств (а не излишне удержанным НДФЛ).
Специалисты налогового ведомства в подобных ситуациях считают, что перечисленные в бюджет суммы, превышающие фактически удержанный из доходов плательщика НДФЛ, по своей сути не являются налогом и рекомендуют в этом случае налоговому агенту обращаться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет организации суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ (смотрите, например, письма ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@, от 19.10.2011 N ЕД-3-3/3432@ и от 04.07.2011 N ЕД-4-3/10764).
Поскольку в рассматриваемой ситуации возникновение переплаты по НДФЛ не обусловлено излишним удержанием налога (а также изменением статуса налогоплательщиков), считаем, что нормы ст. 231 НК РФ, которая устанавливает специальный порядок возврата сумм НДФЛ, в данном случае не подлежит применению. То есть НДФЛ, уплаченный за счет собственных средств, нельзя зачесть в счет предстоящих платежей по правилам ст. 231 НК РФ.
Следовательно, возврат излишне уплаченных организацией сумм в данном случае будет осуществляться в порядке, установленном ст. 78 НК РФ (смотрите, например, постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2013 N 10АП-7697/13), нормы которой распространяют свое действие и на налоговых агентов (п. 14 ст. 78 НК РФ, дополнительно смотрите п. 34 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57).
Представление расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ и уточненных сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (уточненной Справки 2-НДФЛ)
В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета:
— документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (далее — Справка 2-НДФЛ);
— расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее — Расчет 6-НДФЛ).
Расчет 6-НДФЛ представляет собой документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от этого налогового агента (обособленного подразделения налогового агента) (абзац шестой п. 1 ст. 80 НК РФ):
— о суммах начисленных и выплаченных доходов;
— о суммах предоставленных налоговых вычетов;
— об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ;
— о других данных, служащих основанием для исчисления налога.
Обязанность по представлению в налоговый орган уточненного Расчета 6-НДФЛ возникает при обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению (п. 6 ст. 81 НК РФ, письма ФНС России от 25.01.2017 N БС-4-11/1250@, от 15.12.2016 N БС-4-11/24065@, от 23.11.2016 N БС-4-11/22246@).
В отношении Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 года такая обязанность отсутствует, поскольку в данном случае, как уже было отмечено, имеет место не факт выявления завышения исчисленной суммы налога, подлежащей перечислению, а факт выявления уплаты из собственных средства сумм, превышающих подлежащий удержанию из доходов налогоплательщика НДФЛ, которые налогом не являются.
Фнс разъяснило как отразить в 6‑ндфл возврат излишне удержанного налога
Внимание
Сумма начисленных вторично отпускных была сторнирована в июне 2016 года. По перечисленным сотруднику суммам образовалась переплата налога. Организация планирует, что в следующем месяце работник получит на руки меньше (за минусом излишне перечисленных отпускных).
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Поскольку сумма ошибочно выплаченных отпускных фактически не является доходом работника и она была сторнирована в бухгалтерском учёте к моменту формирования Расчёта сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за полугодие 2016 года, то эта сумма не подлежит отражению по строкам 020 «Сумма начисленного дохода». Также не заполняются строки 040 «Сумма исчисленного налога», 070 «Сумма удержанного налога» в разделе 1 данного Расчёта.
Переплата НДФЛ – как отразить в 6-НДФЛ
Переплата может стать следствием ошибки или опечатки при оформлении платежных документов. При этом налог рассчитан и удержан корректно, но в бюджет поступила сумма больше, чем указано в налоговых регистрах. В этом случае работодатель вообще никак не фиксирует такую переплату в 6-НДФЛ, а излишне перечисленные средства возмещаются ему налоговиками по письменному заявлению при соблюдении процедуры, указанной в ст. 78 НК РФ.
Если с дохода удержана и перечислена в бюджет завышенная сумма налога, также возникает переплата НДФЛ. Как отразить ее в 6-НДФЛ? Надо уведомить об ошибке физлицо, которое обращается к агенту с письменной просьбой о возврате ему излишне удержанных средств (ст. 231 НК РФ). Когда возмещение произведено, возврат отражается в Расчете 6-НДФЛ по строке 090, а в разделе 2 при этом указываются суммы фактических удержаний. Получается, что при возврате налога работнику данные 6-НДФЛ по удержанному налогу (строка 070) не будут совпадать с фактическими перечислениями в бюджет. Суммы уплаченного НДФЛ налоговики сверяют с разностью строк 070 и 090.
Предприятие за 1 квартал начислило зарплату в размере 405 000 руб., налоговые вычеты не применялись, ставка налогообложения – 13%. За март зарплата в сумме 108 000 руб. выплачена в апреле. Фактические налоговые перечисления в бюджет за март оказались выше расчетных данных на 10 000 руб. — ошибка произошла вследствие указания в платежном поручении некорректной суммы платежа – 24 040 руб. Строки Расчета 6-НДФЛ будут заполнены следующим образом:
020 – 405 000 руб.;
040 – 52 650 руб. (405 000 х 13%), указана расчетная величина налогового обязательства;
070 – 38 610 руб. ((405 000 – 108 000) х 13%), величина удержанного налога в момент выплаты зарплаты, налог с зарплаты марта при этом не учитывается;
в строках 100-120 приводятся даты фактического получения дохода, удержания НДФЛ и срок перечисления налога в бюджет;
в графах 130 и 140 указывается полученный работниками доход за январь и февраль, удержанный налог за январь, февраль. Мартовский заработок и налог с него войдет в раздел 2 отчета за полугодие – сумма дохода по строке 130 составит 108 000 руб., а налог будет равен 14 040 руб. (108 000 х 13%).
Таким образом, в отчете показывается только налог, который был начислен и фактически удержан из доходов физических лиц. Переплата, возникшая вследствие перечисления налоговым агентом неверной суммы при правильно произведенных расчетных операциях, никак не отразится в Расчете 6-НДФЛ.
При начислении зарплаты за январь в сумме 155 000 руб. бухгалтер у одного из работников ошибочно удержал излишний НДФЛ. В результате сотрудник недополучил доход, а в расчетах с бюджетом возникла переплата, равная 600 руб. Совокупные начисления за 1 квартал составили 465 000 руб., налоговые вычеты не применялись, за март выплата прошла в апреле. Ошибка была замечена, работника уведомили и по его письменному обращению излишне удержанные средства были возвращены в марте, а при перечислении налога за март в бюджет была отправлена сумма налога за минусом переплаты. Как показать переплату в 6-НДФЛ:
020 – 465 000 руб., показаны общие начисления в пользу физических лиц за весь отчетный период;
040 – 60 450 руб. (465 000 х 13%), отражены расчетные налоговые обязательства;
070 – 40 900 руб. ((465 000 – мартовские начисления 155 000 руб.) х 13% + излишне удержанные 600 руб.);
090 – 600 руб., указывается сумма возвращенной в марте переплаты физическому лицу;
100-120 – приводятся даты выплат и срок перечисления НДФЛ;
130 – указываются суммы начислений за январь-февраль, март не входит в отчет за квартал, так как выплата произведена в другом отчетном интервале;
140 – в блоке удержаний с январской зарплаты отражается фактически удержанный налог (т.е. с учетом излишне удержанных 600 руб.).
В Расчете 6-НДФЛ за полугодие в части удержаний с мартовской зарплаты по строке 140 будет указана фактически удержанная сумма налога, т.е. за минусом 600 руб. переплаты.
Случаи переплаты по НДФЛ нередки. Некоторые предприятия идут на взаимозачет, а некоторые просят вернуть им излишне уплаченные разницы. Как правильно отразить в отчете переплату?
Выплата дохода в виде материальной выгоды
При получении физическими лицами заемных (кредитных) средств, являющихся беспроцентными или проценты по которым ниже 2/3 ставки рефинансирования Центрального Банка РФ, у этих лиц возникает доход в виде материальной выгоды (пп.1 п.2 ст.212 НК РФ).
Компания обязана определить НДФЛ с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при предоставлении займа (в том числе беспроцентного) физическому лицу, если ставка по предоставленному рублевому займу меньше 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ (пп.1 п.2 ст. 212 НК РФ).
В этом же письме (от 27.01.2017 г. №БС-4-11/1373@) налоговиками был разъяснен порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при выплате работнику дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование кредитными средствами за декабрь 2016 г.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Примеры по заработной плате
Прежде напомним основные правила, связанные с выплатой заработной платы и удержанием НДФЛ:
- датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (пункт 2 статьи 223 НК РФ);
- если работник был уволен до окончания месяца, то датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается его последний рабочий день;
- НДФЛ с заработной платы удерживается налоговым агентом при ее фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
- перечисление НДФЛ в бюджет должно быть произведено не позже следующего дня (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
Итак, разберем правильное отражение заработной платы в 6-НДФЛ на конкретных цифрах.
Пусть ЗП работника составляет 100000 рублей. 30 ноября он получил заработную плату за ноябрь в сумме 87000 рублей (за минусом НДФЛ 13000 рублей).
Блоки строк 100-140 раздела 2 заполняются следующим образом:
- строка 100 — 30.11.2017 (дата фактического получения дохода);
- строка 110 — 30.11.2017 (дата удержания НДФЛ);
- строка 120 — 01.12.2017 (срок перечисления НДФЛ в бюджет);
- строка 130 — 100 000 (сумма ЗП);
- строка 140 — 13 000 (сумма исчисленного и удержанного налога).
Оплата и удержание НДФЛ с больничных осуществляется по таким правилам:
- датой фактического получения дохода считается день его выплаты;
- удержание НДФЛ осуществляется при фактической выплате;
- перечисление налога происходит не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялась выплата.
Больничный работника длился с 4 по 8 сентября 2021 года. Пособие выплачено 15 сентября.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ отражаем такие записи:
- строка 100 – 15.09.2017;
- строка 110 – 15.09.2017;
- строка 120 – 30.09.2017;
- строка 130 — сумма пособия;
- строка 140 – сумма НДФЛ.
Выплату пособий по нетрудоспособности следует указывать в 6-НДФЛ по факту. То есть если доход по больничному был начислен в одном периоде, а выплачен в другом, то в 6-НДФЛ его следует отражать в разделе 1 и 2 того периода, в котором доход был выплачен.
Как отразить отпускные?
Вопрос. В течение месяца организация три раза перечисляла отпускные, а НДФЛ с отпускных был перечислен одной суммой в конце месяца. Можно ли отразить отпускные общей суммой в 6-НДФЛ?
Ответ. Общей суммой отпускные отразить нельзя.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ состоит из нескольких блоков строк 100–140. В отдельном блоке следует указывать данные о доходах, по которым одновременно выполняются условия:
Налоговым кодексом установлена одна и та же дата фактического получения дохода (строка 100);
совпадает дата удержания НДФЛ (строка 110);
Налоговым кодексом установлен единый срок перечисления НДФЛ по данному виду дохода (строка 120).
В данной ситуации совпадает дата перечисления НДФЛ с отпускных, но даты перечисления самих отпускных разные. Следовательно, необходимо заполнить три блока строк 100–140 (по количеству раз выплаты отпускных). При этом строка 120 в каждом блоке из трех будет одинаковая — последний день месяца.
Налоговая служба неоднократно комментировала порядок заполнения этих строк в своих письмах от 30.05.2016 № БС-4-11/9532@, от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@, от 11.05.2016 № БС-4-11/8312, от 24.03.2016 № БС-4-11/5106.
Вопрос. Работник идет в отпуск с 03.07.2016. Отпускные перечислены 30.06.2016. Когда перечислить НДФЛ и как правильно заполнить 6-НДФЛ?
Ответ. НДФЛ с отпускных надо перечислить не позднее 30.06.2016.
Датой фактического получения дохода в виде оплаты отпуска считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
В отчете 6-НДФЛ строки по отпускным следует заполнить так:
Строка 100 — 30.06.2016 (ст. 223 НК РФ);
Строка 110 — 30.06.2016 (п. 4 ст. 226 НК РФ);
Строка 120 — 30.06.2016 (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Заполнение 6-НДФЛ в части ошибочно выплаченных отпускных
Как определено п. 1.1 Порядка, форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.
Форма 6-НДФЛ состоит из:
Титульного листа;
Раздела 1 “Обобщенные показатели”;
Раздела 2 “Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц”.
В соответствии с п. 3.3 Порядка в разделе 1 Расчёта 6-НДФЛ указывается, в частности:
по строке 020 – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 040 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 070 “Сумма удержанного налога” – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
Согласно п. 4.2 Порядка в разделе 2 Расчета указываются:
по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.
Как следует из разъяснений Минфина России, изложенных в письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (доведенном до нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@), в случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.
Таким образом, поскольку сумма ошибочно выплаченных отпускных фактически не является доходом работника, и она была сторнирована в бухгалтерском учёте к моменту формирования Расчёта 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, то эта сумма не подлежит отражению в составе показателя по строке 020 “Сумма начисленного дохода” в разделе 1 Расчёта.
Как представляется, по строке 070 суммируется общая сумма удержанного НДФЛ, относящаяся ко всем доходам, отраженным по строке 020 формы 6-НДФЛ, а в строке 140 отражается сумма НДФЛ, исчисленная применительно к указанным в строке 020 доходам.
По причинам, изложенным выше, полагаем, что сумма НДФЛ, относящаяся к ошибочно выплаченным отпускным, не должна участвовать при формировании показателя по строке 040 “Сумма исчисленного налога”, а также при формировании показателя по строке 070 “Сумма удержанного налога”.
Однако поскольку сумма ошибочно начисленных отпускных была выплачена работнику и НДФЛ с нее был фактически удержан, то такая информация подлежит, на наш взгляд, отражению в разделе 2 Расчёта 6-НДФЛ за полугодие на соответствующие даты (дату фактического получения дохода (строке 100), дату удержания налога (строка 110), срок перечисления налога (строке 120)):
по строке 130 “Сумма фактически полученного дохода” – в сумме полученного работником дохода в части ошибочной выплаты отпускных;
по строке 140 “Сумма удержанного налога” – в сумме удержанного НДФЛ с суммы ошибочно начисленных отпускных.
При этом суммы НДФЛ, указанные в строках 140 раздела 2 Расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (суммарно), будут отличаться от суммы НДФЛ, указанной по строке 070 раздела 1 этого же Расчета 6-НДФЛ, на сумму НДФЛ, удержанную из ошибочно выплаченных отпускных.
Отметим, что письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/591, в котором имело место контрольное соотношение, согласно которому показатель по строке 070 должен быть равен сумме показателей по строкам 140, утратило силу. В настоящее время контрольные соотношения направлены письмом ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, подобного равенства указанных строк ими не предусмотрено, что позволяет, на наш взгляд, отразить суммы излишней выплаты и удержанного налога по строкам 130 и 140 раздела 2 Расчета за полугодие.