Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
Как отразить сверхлимитные суточные в 6-НДФЛ: пример
Иванов А. А. 08 июля 2021 года поехал в командировку на 15 дней, получив на руки суточные в сумме 15 000 рублей. По возвращении он подготовил авансовый отчет и сдал его в бухгалтерию 23 июля. За июль Иванов получил зарплату 06 августа.
Бухгалтерии нужно будет:
1. Исчислить налогооблагаемую сумму сверхлимитных суточных.
Это просто: 15 000 делим на 15 дней командировки — получается 1000 рублей в день. Из них 300 руб. (1 000 — 700) — налогооблагаемый доход работника. Всего за командировку налогооблагаемых доходов — 4 500 рублей (300 × 15 дней).
2. Отразить в отчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (в части налогооблагаемых сумм по сверхлимитным суточным):
1. В разделе 2:
- в графах 110 и 112 — 4 500 рублей дохода;
- в графах 140 и 160 — по 585 рублей (исчисленный и удержанный налог).
2. В разделе 1:
- в графе 021 — 09.08.2021 (НДФЛ перечислен в бюджет);
- в графе 022 — 585 рублей (НДФЛ с суточных).
Рассмотренные нами сроки исчисления и отражения в отчете 6-НДФЛ командировочных выплат определяются в привязке к статусу физического лица как работника организации. Но как быть с этими процедурами в случае, если на момент признания суточных полученным и налогооблагаемым доходом работник уволен? Этот сценарий можно отнести к числу особых — ознакомимся с порядком действия бухгалтерии при нем.
Начисление командировочных (суточных) сверх норм
Пример
Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».
- комиссия за услуги аэропортов;
- стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
- провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2021 — 2021 годах».
В целях обложения НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.
Рассмотрим ситуацию.
23 июля 2021 года произведена выплата среднего заработка за время нахождения в командировке (с 2 февраля 2021 года по 10 февраля 2021 года), рассчитанного с учетом выплаченной в июле 2018 года премии по итогам работы за 2021 год.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года данную выплату нужно отразить следующим образом:
- по строке 100 указывается 28.02.2017;
- по строке 110 – 23.07.2018;
- по строке 120 – 24.07.2018;
- по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, согласно пункту 6 статьи 81 НК РФ, представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению. Таким образом, налоговому агенту при доначислении в 2018 году среднего заработка за время нахождения в командировке в 2017 году следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год.
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
- установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
- подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
- на проезд;
- аренду жилого помещения;
- дополнительные расходы на проживание (суточные);
- иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Что делать с НДФЛ, если оплата за командировку выплачивается в аванс?
При заполнении ведомости на выплату аванса, если с авансом выплачивается средний заработок за время командировки, то в Ведомости автоматически заполняется сумма НДФЛ с командировки. НДФЛ с авансов мы не перечисляем. Нужно удалить НДФЛ из ведомости или оставить?
Оплата за период командировки – доход, учитываемый по коду 2000, т.е. относится к оплате труда. Дата получения дохода для него – последний день месяца, следовательно, при выплате командировки в межрасчет или с авансом НДФЛ с сумм оплаты за командировку можно сразу не перечислять.
До ЗУП 3.1.8 в этом случае требовалась ручная корректировка ведомости на выплату. В ЗУП 3.1.8 реализована возможность не удерживать НДФЛ при выплате командировок с авансом, поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.8 не требуются!
В ЗУП 3.1.11 появилась возможность управления моментом исчисления и удержания НДФЛ в межрасчетных документах (в т.ч. в документе Командировка), поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.11 не требуются!
Решение до ЗУП 3.1.8:
В программе в этом случае НДФЛ из ведомости нужно удалить, иначе будет зарегистрирован удержанный налог со сроком перечисления – следующий после выплаты день.
Сотрудник, направляемый в служебную поездку, имеет право на гарантии, в частности, на сохранение рабочего места и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Средняя заработная плата выплачивается за все дни нахождения в командировке по графику, установленному для сотрудника. Оплачиваются даже дни нахождения в пути (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
К сведению
Сотрудникам, заболевшим в командировке, средний заработок за дни болезни не сохраняется. За это время работникам полагается больничное пособие и суточные. Расходы на наем жилья нужно возместить только, если работника не поместили в стационар (п. 25 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Отметим, что за время командировки нельзя выплачивать зарплату вместо среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Аналогичные разъяснения дают чиновники-трудовики (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0). При этом, если средний заработок за время командировки окажется меньше заработной платы сотрудника за этот период, то разницу ему можно компенсировать.
Налогообложение командировочных расходов: общие правила
Работнику, направляемому в командировку, работодатель обязан:
1. Выплачивать среднюю заработную плату — за период нахождения в поездке. Узнать о том, как она рассчитывается, вы можете в статье «Как рассчитывается среднемесячная заработная плата». НДФЛ на среднюю командировочную зарплату начисляется точно так же, как и на обычную в период нахождения человека на рабочем месте. В целом по одним и тем же принципам командировочная и обычная зарплата отражаются в налоговой отчетности (но здесь есть нюансы — мы рассмотрим их далее в статье).
2. Оплачивать проезд и проживание там, куда человек командируется. Налогом такие расходы не облагаются, т. к. не являются доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ). Сведения о них после командировки в 6-НДФЛ не отражаются.
3. Выдавать суточные. Это суммы, которые работник может использовать в личных целях — как правило, связанные с оплатой питания, общественного транспорта и такси внутри населенного пункта, в который он уехал. Узнать больше о размере суточных, на которые вправе рассчитывать работник в командировке, вы можете в статье «Каков размер суточных при командировках». В предусмотренном законом порядке суточные облагаются НДФЛ и подлежат отражению в налоговой отчетности. Рассмотрим подробнее особенности исчисления и отражения в форме 6-НДФЛ тех компонентов командировочных выплат, которые облагаются НДФЛ, — средней зарплаты и частично суточных.
С отчетности за 1 квартал 2021 года расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать по новой форме. Как заполнить обновленный бланк, описано в готовом решении «КонсультантПлюс». Еще больше актуальных материалов вы получите, если оформите пробный бесплатный доступ к К+.
Особые сценарии: отчетность по суточным при увольнении работника
Для наглядности рассмотрим еще один пример.
Иванов А. А. сдал отчет по командировке 5 июля 2021 года, затем, проработав в компании до 16 числа, написал заявление об увольнении. Стороны договорились прекратить трудовые правоотношения с 19 июля и произвести все расчеты.
Возникает вопрос — как удержать НДФЛ (и отразить его в отчетности), если день, в котором сверхлимитные суточные признаются доходом — 31 июля 2021 года — наступает позже дня увольнения работника?
В этом случае НДФЛ подлежит удержанию одновременно с расчетами при увольнении. В форме 6-НДФЛ фиксируются (в разделе 1):
- в графе 022 — 20.07.2021 (дата перечисления налога в бюджет).
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: В какой временной период удерживается НДФЛ по командировочным тратам?
Налог исчисляется с первичной выплаты в месяце, который идет вслед за согласованием авансового отчета.
Вопрос №2: Как оформить раздел 2, если имеется доход в натуральном выражении? Подоходный здесь не исчисляют.
Нужно вписать информацию по двум позициям — «100» (датировка получения дохода) и «130» (величина дохода). В остальных позициях пишется «0».
Вопрос№3: Можно ли удержать налог по сверхлимитным суточным до завершения месяца (на дату аванса)? Авансовый отчет к этому времени согласован.
Если предполагаемая дата удержания налога предшествует заключительному дню месяца, то нет. Даже при наличии согласованного авансового отчета. Не удерживается НДФЛ и с аванса, выданного командированному лицу.
К примеру, командировочная поездка длилась с 9 по 14 октября 2017 г., авансовый отчет был одобрен 16.10.2017. На день согласования отчета (16 октября) перечислить НДФЛ нельзя. Налог надо отчислить в получку, которую выдадут следующим месяцем.
Удержание НДФЛ производится сообразно НК РФ на дату выплачивания дохода. Удержать его можно при любой выплате, которая производится вслед за завершающим днем месяца согласования отчета.
Правила фиксирования в документе суточных денег
Согласно действующему законодательству и ст. 168, руководитель, отправивший своего сотрудника в командировку, обязан профинансировать его поездку – выплатить суточные. Размер выплаты руководство устанавливает самостоятельно, исходя из своих возможностей. Сумма фиксируется в договоре.
Закон гласит, что суточные не подлежат налогообложению в двух случаях:
- если не превышен лимит в 700 рублей для внутренних поездок по РФ;
- выплаченная сумма не больше 2500 рублей для заграничных командировок.
Если командировочные выплачиваются сверх нормы, удерживается форма НДФЛ. Действия бухгалтерии в этом случае заключаются в следующем:
- рассчитывается превышающий размер выплаты суточных;
- сумма налога определяется исходя из соответствующей ставки – 13% для граждан РФ и 30% для физических лиц, которые не являются резидентами страны.
Коды дохода 2762 и 2760 с расшифровкой
По коду 2762 в регистрах налогового учета и справках 2-НДФЛ нужно указать всю сумму материальной помощи, выданной работнику при рождении ребенка. Напомним, что такая матпомощь не облагается НДФЛ в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка при условии, если выплата перечислена не позднее одного года после его рождения (п. 8 ст. 217 НК РФ).
При выплате работникам других видов материальной помощи используется шифр 2760. При этом основание для перечисления денег значения не имеет. Так, если в компании принято решение выдавать матпомощь к отпуску, то эту сумму надо отделить от основных отпускных и отразить с кодом 2760. Также этот код нужно присвоить матпомощи, выплачиваемой бывшим работникам-пенсионерам. Напомним, что такой доход не облагается НДФЛ в пределах 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Правила фиксирования в документе суточных денег
Согласно действующему законодательству и ст. 168, руководитель, отправивший своего сотрудника в командировку, обязан профинансировать его поездку – выплатить суточные. Размер выплаты руководство устанавливает самостоятельно, исходя из своих возможностей. Сумма фиксируется в договоре.
Закон гласит, что суточные не подлежат налогообложению в двух случаях:
- если не превышен лимит в 700 рублей для внутренних поездок по РФ;
- выплаченная сумма не больше 2500 рублей для заграничных командировок.
Если командировочные выплачиваются сверх нормы, удерживается форма НДФЛ. Действия бухгалтерии в этом случае заключаются в следующем:
- рассчитывается превышающий размер выплаты суточных;
- сумма налога определяется исходя из соответствующей ставки – 13% для граждан РФ и 30% для физических лиц, которые не являются резидентами страны.
Налогообложение командировочных: нюансы
Работодателю, осуществляющему налоговый учет командировочных в части зарплаты и суточных, следует иметь в виду, что:
1. В случае увольнения сотрудника НДФЛ на командировочные расходы, представленные суточными, удерживается в день увольнения (притом что данный доход признается полученным в этот день, а не в конце месяца).
Это следует из рекомендаций ФНС, отраженных в письме от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Там сказано, что при определении даты признания трудового дохода полученным нужно ориентироваться на положения п. 2 ст. 223 НК РФ. В нем есть норма, по которой в случае увольнения доход признается полученным в последний день работы.
Сверхлимитные суточные, действительно, правомерно считать трудовым доходом, в то время как нормативные суточные трудовым доходом не являются. Это следует, в частности, из положений п. 2 ст. 422 НК РФ о том, что страховые взносы не начисляются только на нормативные суточные — по п. 3 ст. 217 НК РФ. На большие суммы начисляются, как на зарплату.
2. В случае отправки сотрудника в однодневную командировку НДФЛ на суточные в пределах лимита также не начисляется.
Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 11.09.2012 № 4357/12. Содержащуюся в п. 11 Положения норму о том, что работодатель в случае однодневной командировки не платит суточные, можно не брать в расчет.
Суд посчитал, что даже при однодневной командировке суточные носят компенсирующий характер и не образуют дохода работника. Как следствие, не возникает основания для начисления на них НДФЛ.
***
Есть два вида командировочных выплат — зарплата за период командировки и суточные. При этом суточные подразделяются на нормативные (на них не начисляется НДФЛ) и сверхнормативные (на них налог начисляется). Командировочная зарплата, как и обычная, признается подлежащим обложению НДФЛ доходом по состоянию на конец месяца, за который произведено начисление. Суточные — по состоянию на конец месяца, в котором утвержден сданный работником авансовый отчет.
Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ: пример
За июль 2021 года работнику начислена зарплата (включая средний заработок за время командировки) в размере 76 000 руб., в т.ч. НДФЛ 13 % — 9 880 руб. Аванс за июль был выплачен 15.07.2016 в размере 30 000 руб. 27.07.2016 работник представил авансовый отчет по командировке на территории РФ, где указаны суточные за 4 дня командировки в размере 4 000 руб. (4 дня * 1000 руб./день). 28.07.2016 авансовый отчет был утвержден генеральным директором. 05.08.2016 работнику выплачен остаток зарплаты за июль 2021 года с учетом удержания НДФЛ с зарплаты 9 880 руб., а также НДФЛ со сверхнормативных суточных 156 руб. ((4 000 руб. – 4 дня * 700 руб./день)*13%). Итоговая выплата составила 35 964 руб. (76 000 руб. – 30 000 руб. – 9 880 руб. – 156 руб.). НДФЛ был перечислен в бюджет по сроку (08.08.2016). Других выплат в отчетном периоде не было.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года будет заполнен следующим образом:
- строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.07.2016;
- строка 110 «Дата удержания налога» — 05.08.2016;
- строка 120 «Срок перечисления налога» — 08.08.2016;
- строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 77 200 (76 000 + (4 000 – 700*4));
- строка 140 «Сумма удержанного налога» — 10 036 (9 880 + 156).
Обращаем внимание, что показатели по зарплате и сверхнормативным суточным в Разделе 2 свернуты, поскольку все даты по строкам 100-120 Раздела 2 в отношении данных выплат совпали.
> Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?
Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры
Рассмотрим различные ситуации составления расчета со сверхнормативными суточными.
- Можно ли удержать НДФЛ после утверждения авансового отчета, но до конца месяца?
Пример
Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 2021 года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта сотрудник отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.
В расчет за 6 месяцев 2021 года суточные включаются следующим образом:
| Номер строки | Значение |
| 3 000 | |
| 08.04.2019* | |
| 3 000 |
* Срок перечисления налога — следующий за датой выплаты дохода день, т.е. 06.04.2019 года. Но поскольку это выходной, крайний срок смещается на следующую ближайшую рабочую дату: 08.04.2019 года.
Удержать налог 20 марта невозможно, так как эта дата предшествует 31.03.2019.