Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать запрос в архив и получить ответ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Как сделать запрос в архив о родственниках семьи
После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более «молодые» записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.
Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся
Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).
Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.
Как найти информацию о предках через ЗАГСы?
Поиск информации для генеалогического дерева поначалу кажется весьма кропотливым и сложным делом. Но как только вы найдете первую информацию и получите тот самый заряд позитивной энергии от собственных достижений – вы не сможете оторваться от процесса.
И как только сайты перестают давать искомую информацию – самое время отправляться в ЗАГСы. Но перед этим проверьте семейные архивы:
- Ваши документы (паспорт и свидетельство о рождении). Обязательны оба документа;
- Родителей: паспорт, свидетельство о рождении и если ныне покойные – свидетельство о смерти;
- Дедушек и бабушек: паспорта, свидетельства о рождении и смерти, если ныне покойные.
Запишите, чьих документов не хватает, и закажите их копии в ЗАГСе. Обратите внимание, что запрос необходимо отправлять в тот ЗАГС, который выдавал свидетельство о рождении, или свидетельство о смерти. Запрос можно делать как лично, так и отправив заказное письмо с пакетом документов, заявлением и нотариальной доверенностью, если ЗАГС находится в другой области, а может и на другом конце страны.
Желаете упросить вопрос, или не знаете точно, в каком ЗАГСе выдавались документы изначально – обратитесь с запросом на сайт «Госуслуги», в службы «Мои документы», в многофункциональный центр предоставления государственных услуг или в одну из частных организаций. Стоит заметить, что частные организации зачастую работают быстрее, но и ценовая политика у них выше.
Для того чтобы подать запрос на дубликат свидетельства о рождении или смерти в ЗАГС или другую службу требуется подтвердить личность и родственную связь с умершим:
- Паспорт и копия;
- Свидетельство о рождении свое;
- Если запрос на бабушек/дедушек – свидетельство о рождении родителя;
- Заявление (бланк заявления периодически меняется, его лучше узнавать на сайте «Госуслуг» или на месте);
- Квитанция об оплате услуги (реквизиты получаете на месте).
Остается ожидание на изготовление документа (от нескольких часов до нескольких месяцев) и получение документа лично.
Эти документы прольют свет основную информацию о ваших предках, и вы сможете продолжить свой путь в поисках уже их родителей.
В поисках генеалогического дерева: церковные книги
Составляя генеалогическое дерево можно найти неоценимую информацию о рожденных в Российской Империи непосредственно в церковных книгах. Именно там хранится важнейшая информация о рождении, вступлении в брак и смерти каждого прихожанина.
Многие церковные книги пострадали и были сожжены вместе с церквями во времена революции. Но все же основную часть удалось сохранить, так как коммунисты знали, что это единственные документы с полным перечнем информации о населении многомиллионной страны. Церковные (метрические) книги были переданы в архивы и там сохраняются до сегодняшнего дня.
В настоящее время церковные книги активно оцифровываются и выкладываются на сайт исторической библиотеки. Волонтеры активно пытаются расшифровать и систематизировать данные, но стоит учитывать, что все записи в церковные книги делались священниками, которые не всегда писали выразительно, а время помогло сделать записи еще менее разборчивыми.
Получить прямой доступ к церковным книгам, которым более ста лет, практически нереально, если вы не ученый-историк. Но вы можете изучать, а также присоединиться к волонтерскому движению и помочь с систематизацией книг в процессе изучения уже оцифрованных копий. Присоединившись к волонтерскому движению, вы получите больше доступов и возможностей.
Также вы можете обратиться в областные и городские архивы региона, в котором ищите родственников с официальными запросами. В них необходимо указать ФИО, год рождения (как минимум приблизительный). Заявление следует оформлять по ниже указанному образцу, если иного не указано на сайте учреждения.
С чего начать: расспросите и запишите
Абсолютное большинство желающих что-то узнать об истории рода сталкиваются с ситуацией: никто толком ничего не знает и спросить не у кого. И почти все вздыхают, «эх, а ведь бабушка мне в детстве рассказывала много, но я почти ничего не помню, а теперь уже спрашивать поздно…».
Вероятнее всего, ваш старт — это крайне отрывочные сведения даже о собственных родителях, пачка черно-белых фотографий и хорошо, если с десяток, старых документов. Поверьте, даже с этим запасом узнать можно очень многое.
Начинать надо не с запросов в архив, а со сбора информации среди родственников.
Выделите вечер или выходной для тематической встречи с родителями, бабушками и дедушками. Попросите их достать из закромов и с антресолей все документы семейного архива, старые фотографии, письма, записки и домашние реликвии, которые достались им от предыдущих поколений. Расспросите их максимально подробно обо всех им известных родственниках, а не только о прямых предках. Разговаривайте под диктофон, чтобы потом переслушать запись в случае необходимости.
Пересмотрите все старые документы и письма. Перефотографируйте их. Снимите на телефон все старые фото, а также подписи к ним. Узнайте, кто на них изображен, сделайте пометки карандашом на обороте или в своих заметках.
Фиксируйте в записях всех – троюродных братьев не до конца понятной вам степени родства, внучатых тетушек из Житомира или мужей свояченицы из Зауралья. Любая информация о непрямых предках и их членах семьи может стать подсказкой для того, чтобы проложить дорожку к собственным пра-пра.
Уже на этом этапе вы наверняка узнаете много нового. Одной встречи, скорее всего, будет мало. Нарисуйте на листочке прототип родового древа, чтобы понять самому, кто кому и кем приходится. Проанализируйте и систематизируйте всю собранную информацию, запишите уже конкретные, уточняющие, вопросы и снова поговорите с родными.
Информируйте их о находках – вполне вероятно, что они станут катализатором памяти и позволят вспомнить что-то новое. Если получится заинтересовать близких, можно получить в их лице агентов по расспросу остальных родственников.
Отрицательные ответы ведут к находкам
Любой отрицательный ответ в генеалогии – это еще один шаг к ответу. Другое дело, что правильно интерпретировать ответы получается иногда не сразу. Не опускайте руки, если перспективы поиска кажутся нулевыми или вы зашли в тупик и думаете, что больше ничего не узнаете и не продвинетесь вглубь. В ходе поиска вы набираетесь опыта и новых знаний, узнаете новые источники архивной информации, новые детали, которые могут стать подсказкой.
Перечитывайте свои записи и даже отрицательные ответы архивов (а их будет большинство!) – может получиться так, что спустя довольно продолжительное время вам станет очевиден новый вариант поиска. У меня так было неоднократно. Например, зная на начальном этапе только о существовании записей в метрических книгах, я делала запросы на них и, получив отрицательный ответ, мысленно прощалась с дальнейшим поиском. В одном из таких случаев я перечитала отрицательные ответы из архива, полученные более года назад, и сделала новый, более конкретный запрос. На него я получила 4 выписки о семьях своих предков, которые дали возможность уточнить даты рождения и состав семей по двум фамильным линиям.
Не забывайте, что наши предки, жившие в советское время, зачастую просто боялись вспоминать и рассказывать правду.
Поэтому проверяйте всю информацию – семейные легенды живучи, память избирательна, конкретика с годами уплывает.
В случае отсутствия конкретики по своей семье, почитайте историю места их жительства в конкретный исторический период. Так вы получите историю страны, в которой жили конкретно ваши предки, что точно лучше «дырки» в биографии, а кроме того сможете выяснить ряд новых фактов.
Много всего интересного можно выяснить и о боевом пути дедов и прадедов. Одно дело знать, что «дед был на фронте», а другое – изучить боевой путь его дивизии или полка, сопоставив, в каких боевых операциях он принимал участие. В открытом доступе содержится масса подробнейших военных воспоминаний, в которых боевой путь воинских подразделений расписан практически по дням.
В целом самостоятельное занятие восстановлением своей родословной – дело безумно увлекательное. Да, это небыстро, но ведь перед вами слой времени в несколько сотен лет и целые жизни ваших предков. Но это занятие практически никогда и не ведется на скорость. Генеалогия может стать просто вашим хобби, которое будет регулярно радовать вас новыми сведениями и озадачивать очередным вопросом. Зато на выходе вы все ближе будете знакомы с вашими родными, а заодно отлично прокачаете знание истории.
Ведь благодаря генеалогии история становится ближе. Она обретает лица – лица ваших родных. Она обретает радость причастности к большой истории и, конечно, ее боль – ведь поколению наших дедов и прадедов досталось начало ХХ века с Первой мировой и Великой Отечественной войнами, революциями, гражданской войной, коллективизацией и раскулачиванием, голодом, репрессиями. Но история обретает не только личную боль, но и личную ценность.
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках — непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Принято считать, что генеалогия – это в первую очередь долгие поиски в архивах. На самом деле архивами исследование не ограничивается и включает в себя несколько других, иногда не менее трудоемких этапов.
Опрос родственников. Главный источник информации на начальных этапах исследования – члены семьи. «Интервью с родственниками дают базовую информацию для дальнейшего поиска. Это первое, с чего стоит начать изучение своей истории», – подчеркивает Артем Маратканов. Именно у родни можно узнать имена, даты, места, семейные истории, которые дадут ключи для планирования дальнейших поисков.
Юнышев рекомендует заранее подготовить опросник: это позволяет не упустить главное и не запутаться во время беседы. Бывает, массу времени приходится тратить на беседы без видимой пользы. «Но этот этап позволяет получить ту информацию, которая не хранится ни в одном архиве: семейные легенды, сведения об отношениях между родственниками, правду о нечаянных или намеренных неточностях в документах и многое другое», – отмечает эксперт.
Тут важно не ограничиваться сухой анкетой, а фиксировать как можно больше воспоминаний. Например, информация о том, как дальний родственник любил одеваться, иногда помогает установить человека на архивном фото.
Семейные фотографии и документы. При составлении генеалогического древа любой документ может оказаться ценным, даже если напрямую не указывает на связи с родственниками. Например, документы об образовании помогают установить место жительства и профессию (а значит, и сориентироваться в том, в какой архив можно направить очередной запрос).
По словам профессиональных исследователей, многие любители недооценивают архивные семейные фото. Нередко на них можно разглядеть символику организаций, в которых учились или работали предки, опознать местность. «Очень сложно заранее угадать, что именно может дать важную информацию для поиска, – говорит Юнышев. – Иногда необходимая зацепка может крыться в самой, казалось бы, мелочи – пуговице с дореволюционного мундира, пропуске на предприятие, квитанции об оплате похоронных услуг, дарственной надписи в книге».
С чего начать поиск предков?
С нуля изучение своей семейной истории не начинает никто. Какой-то минимум документов у человека есть всегда. Например, свидетельство о рождении, в котором указано: где он родился, когда он родился и кто его родители. Чаще всего ребенок рождается там же, где его родители вступали в брак. На случай, если неизвестно, кто были папа/мама, всегда есть законный и бесплатный способ узнать – подать запрос в областной архив ЗАГСа. В запросе человек просит дать полную метрическую выписку о браке своих родителей, в чем ему не имеют права отказать. Единственное, что требуется от просителя – знать с точностью до населенного пункта, где брак был заключен, и, с точностью плюс-минус один год, когда это произошло. Посредством таких запросов можно собрать сведения о себе и о своих ближайших родственниках в пределах 75 лет.
| 1 | На FamilySpace хранятся уникальные источники генеалогических сведений, из которых можно получить больше информации о своих родственниках – это материалы переписей населения, метрические книги, адресные книги городских жителей, списки победителей и многое другое. Сервисы FamilySpace дают возможность поиска людей в источниках: по фамилии, по региону, по профессиональной принадлежности |
| 2 | Если Вы располагаете подобными источниками (архивами), FamilySpace предоставляет возможность залить их на сайт и предоставить общий доступ к ним |
| 3 | Архивы регулярно пополняются, и если Вы не нашли своего родственника сразу, зарегистрируйтесь, и Вы будете получать уведомления, если его или Ваша фамилия обозначена в новом источнике |
| 4 | Если Вы нашли Вашего родственника в выложенных FamilySpace источниках, то его можно отметить на соответствующих страницах, и весь мир будет знать не только о Вашем родственнике, но и его потомках |
| 5 | Если у Вас возник интерес к поиску информации о своих родственниках в государственных архивах, Вы можете получить платные консультация профессиональных историков, а также воспользоваться нашими услугами в городах, где есть госархивы, чтобы ускорить и облегчить поиск |
Теперь перейдем к вопросу, как сделать запрос в архив. Чтобы получить интересуемую информацию, надо написать соответствующее заявление. Не существует строго установленной формы этого документа. Но в некоторых заведениях предлагают образец запроса в архив к заполнению. Пишется он в свободной форме. Но при этом в заявлении обязательно должна содержаться определенная информация.
В шапке указывается:
Название архива и ФИО его руководителя;
адрес и ФИО заявителя;
его контактный телефон;
если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.
Затем посередке пишется слово «Заявление» . После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:
Изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию;
объяснить, почему и зачем нужна информация;
электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
дата запроса;
подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.
[править] Письмо-запрос в архив о поиске сведений по метрическим книгам
Директору «Название архива»
Бесплатная юридическая консультация:
«Фамилия и инициалы директора»
от гражданина «фамилия, имя, отчество» ,
зарегистрированного по адресу:
«адрес места постоянного проживания» ,
е-mail, номера домашнего и мобильного телефонов)
Бесплатная юридическая консультация:
Прошу Вас предоставить сведения о фамилии, имени и отчестве, возрасте, роде занятий и месте жительства родителей согласно записи в метрические книге акта о рождении «фамилия, имя, отчество», который родился «дата, определенные годы» в «название населенного пункта».
Указанное лицо приходится мне (указывается степень родственных связей) .
С уважением и надеждой на Вашу помощь,
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой «не обнаружено». Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.