Представление электронных документов по запросу налогового органа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представление электронных документов по запросу налогового органа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.

Планирование разработки и ввода в действие форматов

Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:

• наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
• наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
• срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
• срок утверждения формата;
• переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
• дата ввода в действие формата.

Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Необходимость собственноручной подписи

В своей работе мы часто общаемся с профессиональными регистраторами и юристами. В результате постоянного взаимодействия со специалистами нами было замечено, что многие из них при подаче документов в электронном виде распечатывают заполненные формы, для того чтобы заявители подписали их собственноручно и указали в соответствующих разделах листов на заявителя свои личные данные (фамилию, имя и отчество). После этого заявления сканируются, подписываются ЭЦП и отправляются по электронным каналам в регистрирующий орган.

Наша позиция такова, что подобное усложнение процесса передачи документов в электронном виде не нужно – достаточно одной только цифровой подписи.

Однако в ФЗ №129 есть конкретное указание на отсутствие необходимости нотариального удостоверения заявлений (уведомлений или сообщений) в случае их подачи в регистрирующий орган через Интернет (пункт 1.2 статьи 9). При этом нет ни слова о необходимости собственноручного подписания документа, который будет подписан ЭЦП и отправлен в налоговую инспекцию в электронном виде.

Именно поэтому от нас в ФНС России поступил следующий вопрос:

«Должен или нет заявитель в заявлении, уведомлении или сообщении вписать свои фамилию, имя и отчество на листе заявителя и собственноручно подписаться, а затем сканировать документ для отправки документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя»?

Приводим цитату ответа Федеральной налоговой службы России:

«Исходя из положения пункта 1.2. статьи 9 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ, и подпункта 1 пункта 9 «Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг», утвержденного приказом ФНС России от 12 августа 2011 года №ЯК-7-6/489@, собственноручное указание заявителем своих фамилии, имени, отчества (при наличии) и проставление своей подписи на заявлении (уведомлении, сообщении), предоставляемом при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, при направлении в регистрирующий орган документов для государственной регистрации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, не требуется».

Когда ИФНС запрашивает документы

Налоговая инспекция имеет право требовать от налогоплательщика представить документы или информацию при проведении проверки как самого хозяйствующего субъекта (ст. 93 НК РФ), так и его контрагента — при встречной проверке. Кроме того, ИФНС вправе требовать документы и вне проверки, к примеру, если ей нужны сведения о конкретной сделке (ст. 91.3 НК РФ), если налогоплательщик имеет к ней отношение.

Для получения документов налоговики направляют в адрес налогоплательщика требование о представлении документов (или информации). Оно формируется по специальной форме, утвержденной Приказом ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@.

Если налогоплательщик подает налоговую отчетность в электронном виде, то он должен обеспечить получение по ТКС документации от ИФНС, в том числе и требования (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Он исполняет свою обязанность, если:

• заключен договор с оператором электронного документооборота на обеспечение документооборота с ИФНС;
• имеется сертификат ключа проверки ЭЦП.

Как отредактировать ответ на требование ИФНС

Когда пользователь выберет документы для ответа, в нем будет заполнена таблица «Представляемые документы». Чтобы ее отредактировать, выделяется одна или несколько строк, а затем нажимаются кнопки, расположенные на командной панели:

• «Изменить» — редактирование строки;
• «Удалить текущий элемент» — удаление строки документа из ответа или полностью пункта требования со всеми строками документа;
• «Изменить пункт требования» — изменение номера пункта требования»
• «Переместить текущий элемент» — перемещение строки внутри группы пункта требования. Для перемещения документа из одного в другой пункт требования нужно просто, удерживая кнопку мыши, переместить его.

Форматы документов при обмене с ФНС

Для обеспечения электронного взаимодействия между налоговым органом и налогоплательщиком приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ (далее – приказ № 16) утвержден формат документа, который описывает требования к файлам обмена для передачи данных по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Согласно приказу № 16 отправлять документы в налоговый орган можно в форматах:

• xml – для документов, имеющих утвержденный формат;

• tif, jpg, pdf, png – для скан-образов документов, составленных на бумаге.

В настоящее время ФНС России утверждены форматы для следующих документов:

• счет-фактура;

• корректировочный счет-фактура;

• товарная накладная (ТОРГ-12);

• акт приемки-сдачи работ (услуг);

• документ о передаче товара при торговых операциях;

• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);

• акт на передачу прав;

• счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру (УПД);

• корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру (УКД);

• книга покупок;

• книга продаж;

• дополнительный лист книги покупок;

• дополнительный лист книги продаж;

• журнал полученных и выставленных счетов-фактур;

• товарно-транспортная накладная (ТТН);

• акт о расхождениях (ТОРГ-2);

• документ об изменении стоимости.

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

• электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
• электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
• сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
• файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
• каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

• место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
• элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Порядок передачи электронных документов

Порядок электронного взаимодействия налогоплательщиков с сотрудниками налоговых органов регламентируется Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ (ред. от 12.11.2019). В соответствии с ним, участниками процесса являются: ИФНС, операторы ЭДО и налогоплательщики. Все участники обязаны обеспечить хранение отправленных и принятых документов. Проверять поступление документов необходимо не реже одного раза в сутки.

Порядок электронного документооборота предполагает следующий алгоритм:

• ИФНС формирует соответствующий документ (требование, уведомление и т.д.) на бумаге за подписью уполномоченного лица, затем в течение 1 рабочего дня переводит его в электронный формат, подписывает КЭП и в тот же день направляет налогоплательщику по ТКС.
• Оператор ЭДО должен передать в ИФНС подтверждение даты отправки документа (срок – 1 рабочий день).
• После получения электронного документа налогоплательщик формирует квитанцию о приеме (либо уведомление об отказе в приеме), подписывает ее КЭП и отправляет через оператора ЭДО в ИФНС. Срок для передачи квитанции – 6 дней с даты отправки документа налоговиками.

Основные принципы электронного документооборота

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

• запрос;
• обращение;
• информационное сообщение о представительстве;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе в приеме;
• подтверждение даты отправки;
• ответ на запрос;
• письмо налогового органа;
• рассылка;
• технологические электронные сообщения;
• извещение о получении;
• сообщение об ошибке.

К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.

Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.

Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.

Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.

Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.

В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.

В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:

• запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
• запрос не соответствует установленному формату;
• запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
• отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.

В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.

Материал подготовлен специалистами сервиса «Документовед» .

Всем предпринимателям рано или поздно приходится посещать налоговую. Первый поход в налоговую случается при регистрации бизнеса — открытии ООО или ИП.

В дальнейшем, если необходимо внести какие-то изменения в компанию и уведомить об этом налоговую. Это может быть смена наименования, руководителя, видов деятельности, ввод инвестора и прочее.

Не так давно существовало только три варианта подачи документов в налоговую: лично, по доверенности или по почте. Сейчас же возможностей стало больше. Рассмотрим все возможные варианты подачи документов в ФНС, чтобы выбрать наиболее удобный.

В зависимости от вида регистрационных действий заявителями могут быть учредители, участники, руководители и иные лица в соответствии с законодательством РФ.

Новый способ подачи документов, который появился совсем недавно. DHL Express и Pony Express заключили специальное соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую и обратно заявителю.

Для отправки документов нужно лишь вызвать курьера или доставить документы в один из офисов DHL Express. Нотариальная доверенность для подачи документов в этом случае не нужна. Документы будут поданы в налоговую на следующий рабочий день, а результаты регистрации курьер привезёт на любой указанный при отправке адрес (т.е. фактически 7 рабочих дней на регистрацию).

Воспользоваться этим способом можно связавшись с представителями компании напрямую, либо воспользовавшись услугами сервиса «Документовед» , позволяющего сформировать различные регистрационные документы для налоговой.

Пока доставка через DHL работает только для Москвы. В дальнейшем такая возможность откроется для всех регионов РФ.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Исполнительные листы выдаются по ходатайству взыскателя

Арбитражный суд Кировской области реализует новый порядок выдачи документов, предусмотренный Арбитражным процессуальным кодексом.

Вниманию участников процессов!

В соответствии со ст.319 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ (в ред. от 28.11.2018 № 451-ФЗ) исполнительный лист выдается после вступления судебного акта в законную силу, за исключением случаев немедленного исполнения. Тогда исполнительный лист выдается сразу после принятия судебного акта или обращения его к немедленному исполнению.

Исполнительный лист выдается по ходатайству взыскателя или по его ходатайству направляется для исполнения непосредственно арбитражным судом. Исполнительный лист на взыскание денежных средств в доход бюджета направляется судом в налоговый орган, иной уполномоченный государственный орган по адресу должника. Для направления листа на взыскание денежных средств в доход бюджета ходатайство не требуется.

1 января 2020 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252. В связи с этим перестал действовать Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде, утвержденный Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80. Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

В соответствии с Порядком документы, как и прежде, подаются через личный кабинет в информационной системе «Мой арбитр». Новый Порядок разграничивает понятия электронного образа документа и электронного документа, подписанных электронной подписью.

Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов

В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы

.

Для редактирования табличной части следует выделить строку (строки) и воспользоваться кнопками командной панели, расположенными над табличной частью (рис. 16):

• Изменить

  – для редактирования строки документа;

• Удалить текущий элемент

  – для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;

• Изменить пункт требования –

  для изменения номера пункта требования;

• Переместить текущий элемент…

  – для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Приказ Федеральной налоговой службы от 12 октября 2020 г. № ЕД-7-14/743@ “Об утверждении Порядка взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов”

В соответствии с абзацем шестым пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33, ст. 3431; 2017, N 45, ст. 6586), а также на основании пункта 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 40, ст. 3961; 2017, N 15, ст. 2194), в целях установления порядка обмена документами между регистрирующим органом и другими участниками электронного взаимодействия и в связи с реализацией положений Федерального закона от 30.10.2017 N 312-Ф3 «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в части взаимодействия регистрирующего органа с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» приказываю:

1. Утвердить Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требования к формированию таких электронных документов согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу:

приказ Федеральной налоговой службы от 12.08.2011 № ЯК-7-6/489@ «Об утверждении Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.10.2011, регистрационный номер 21987);

приказ Федеральной налоговой службы от 24.12.2015 № ММВ-7-14/599@ «О внесении изменений в Порядок направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, утвержденный приказом ФНС России от 12 августа 2011 г. № ЯК-7-6/489@» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26.01.2016, регистрационный номер 40780).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 25.11.2020.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации юридических и физических лиц.

Руководитель Федеральной налоговой службы

Д.В. Егоров

Зарегистрировано в Минюсте РФ 29 октября 2020 г.

Похожие записи:

• Образец заявления пенсионера по уходу за ним после 80 лет согласия
• Вымирающая Россия 2023
• Какой штраф за выезд на встречную полосу в 2023 году?