Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения кадровых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Сроки хранения штатного расписания.
Сроки хранения штатного расписания установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, для штатных расписаний в учреждениях по месту разработки и (или) утверждения установлен постоянный срок хранения. Проекты штатных расписаний должны храниться пять лет, а переписка по разработке и изменению штатных расписаний – три года после утверждения.
* * *
Итак, штатное расписание составляется и ведется каждым медицинским учреждением либо по форме Т-3, либо по форме, рекомендованной Приказом № 16 и нормативными актами субъекта РФ. Штатное расписание может корректироваться. Для этого издается соответствующий приказ по учреждению. Ну и не забывайте, что оно должно храниться в учреждении постоянно.
[1] Единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2019 год (утв. Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 25.12.2018, протокол № 12).
Срок хранения в отделе кадров
В приказе Росархива обозначено, что хранить штатное расписание нужно постоянно по месту его утверждения. При этом под местом утверждения понимается организация, а не ее конкретное подразделение.
Так, будет документ на постоянной основе храниться именно в кадровой службе, у секретаря руководителя или в архиве организации, значения не имеет – штатное расписание следует передать на хранение в установленное подразделение по решению работодателя, в соответствии с локальной документацией.
Если же штатное расписание передается в другую организацию, то там оно хранится 3 года.
Сколько должно храниться штатное расписание, если документооборот ведется в электронном виде? Законодательством этот вопрос прямо не урегулирован. Рекомендуется ориентироваться на те же сроки, что для бумажных носителей.
Где хранится штатное расписание
Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.
Несмотря на переход некоторых документов в цифровой формат, большинство актов еще приходится держать на бумаге. Она подвержена порче из-за ряда факторов — света, воды, огня. Специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проверяет их сохранность на предприятиях. Среди основных требований к хранилищам — защищенность от влаги, прямых солнечных лучей и других неблагоприятных факторов. В законодательстве нет четкого указания на место хранения «штатки» в компании —.работодатель самостоятельно определяет и утверждает в специальном нормативном акте. Обычно бумаги рекомендуют оставлять в темных комнатах, подальше от окон и света.
Хранилища оснащают следующим оборудованием:
- сейфами, шкафами, стеллажами;
- системой вентиляции;
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Срок хранения штатного расписания в организации
Срок хранения приказ о штатном расписании Также к этой группе отнесены все приказы по вопросам оплаты труда, в том числе надбавок, доплат, оказания материальной помощи.
В компаниях, которые не создают документы НАФ а это почти все коммерческие организации , к кадровым приказам длительного срока хранения относят и приказы об утверждении или изменении штатного расписания.
К этой же группе относятся и некоторые приказы по вопросам предоставления отпусков, а именно: относительно предоставления отпусков по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, любых отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы. В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство.
Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя. Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.
В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии. Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.
В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания. Если архива нет, храните в отделе кадров в кабинете с ограниченным доступом или в сейфе.
Хранение осуществляют в защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и иных вредных для бумаги факторов.
Доступ к нему ограничивают, разрешают для определенных сотрудников. После работы необходимо вернуть его в место хранения и не оставлять в свободном доступе.
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Каков срок хранения штатного расписания в организации
Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.
Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет равен 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2022 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.
Несмотря на то что штатное расписание относится к локальной документации, его неверное составление может грозить организации различными штрафами. После того как положение утрачивает свою силу, оно должно храниться в компании в течение последующих 3-х лет.
В какой папке хранится штатное расписание в организации, также приказы к нему
Делопроизводство на предприятии должно осуществляться на предприятии в соответствии с определенными правилами.
Так, правильное хранение документации обеспечивает слаженность работы сотрудников организации. Однако немаловажным обстоятельством является и то, что документы должны быть в порядке для контролирующих организаций, которые периодически осуществляют проверки тех или иных предприятий.
На практике не имеет принципиального значения, где хранить данный акт. Для проверяющих органов основным условием является его наличие, правильность заполнения, а также сохранность.
Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.
Данный акт и приказы, которые относятся ко всем сотрудникам, необходимо хранить в отдельном файле.
Кроме этого, к папке необходимо завести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все кадровые приказы по организации.
Важно! Трудовые книжки сотрудников необходимо хранить отдельно от всех кадровых документов, обеспечив высокую степень их сохранности.
Сроки хранения штатного расписания
Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.
Санкции статьи 5.27 предусматривают:
- Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
- Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.
Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:
- Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
- Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.
Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.
- Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
- Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.
Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:
- в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).
Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).
Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания
Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.
Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.
В большинстве российских организаций есть штатка. Поэтому среди кадровиков довольно популярен вопрос: нужно ли утверждать новое штатное расписание? Срок действия «штатки» сколько составляет?
В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.
По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.
Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Срок Хранения Штатного Расписания С 1987 Года До 2021 Года
Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.
Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.
ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.
Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.
На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.
Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:
- название структурных подразделений;
- должности и квалификации;
- количество единиц на конкретной должности в штате;
- тарифная ставка (оклад и проч.);
- надбавки;
- общий размер заработной платы в месяц;
- иная информация.
Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.
Данный важный документ применяется для оформления кадрового состава и структуры организации. Оно используется как сотрудниками отдела кадров, так и бухгалтерами.
На практике расписание выполняют следующие функции:
- выражает организационную структуру предприятия;
- закрепляет необходимую численность работников по каждой профессии;
- помогает формировать зарплатный фонд;
- устанавливает надбавки к должностному окладу;
- позволяет более конструктивно взаимодействовать с центрами занятости и кадровыми агентствами по вопросам поиска персонала на имеющиеся вакантные должности.
В действующих правилах, устанавливающих порядок делопроизводства в организациях, нет конкретных указаний на то, какой сотрудник должен заниматься составлением данного документа.
В этой связи данной работой занимаются те из них, которые имеют достаточный уровень квалификации. Как правило, это кадровые работники или сотрудники бухгалтерии. Иногда к работе привлекают юристов и начальников тех или иных структурных подразделений.
На крупных предприятиях, где работает большое количество сотрудников, штатное расписание составляется с привлечением нескольких профильных специалистов.
Важно! Утверждается штатное расписание руководителем организации.
— — В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
- Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать Штатное расписание форма N Т-3
Функции штатного расписания Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.
Основными, из которых, являются:
- Оставление правил внутреннего распорядка дня;
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
- Возможность организации рабочего времени персонала;
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
Штатное расписание – обязательный документ На каждом предприятии существует большое количество документации.